La carta de presentación de una empresa es parte del primer acercamiento que tiene una empresa con posibles nuevos clientes u otra compañía para establecer algún tipo de relación o colaboración.
Este documento debe incluir información de la empresa, debe ser específica, concisa y asertiva.
Esto es lo que debes saber para redactarla adecuadamente:
¿Para qué sirve la Carta de presentación de una empresa?
Tiene diversos objetivos, pero el más importante es que conozcan más a profundidad las funciones y características de una empresa.
Estos son los principales objetivos de este documento:
- Indicar a la empresa la relación que se busca tener y los servicios/productos que se ofrecen.
- Motivar a la empresa a leer el Curriculum vitae empresarial con detenimiento y ver el valor que se ofrece.
- Demostrar brevemente los productos/servicios que pueden ser beneficiosos para la compañía.
- Demostrar la experiencia y las alianzas que se tienen con otras empresas o negocios afines.
- Abrir la puerta para realizar una presentación de ventas y cerrar un nuevo cliente.
¿A quién debe dirigirse?
Normalmente debe dirigirse a la empresa con la que se desea tener una vinculación como proveedor de un producto o servicio, o que se requiera su apoyo en cuanto a financiamiento.
También puede dirigirse a un departamento o área e incluso a una persona con un cargo en específico como el director de vinculaciones, el director de la empresa, entre otros.
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¿Cuándo se usa una carta de presentación de una empresa?
Este documento debe utilizarse cuando se quiere tener un primer contacto con alguna otra empresa, es decir, cuando nuestra intención es que el directivo, dueño o miembros de otra organización conozcan más de la empresa que representamos, esto permite que se genere mayor confianza.
¿Cuál es la forma correcta de escribir una carta?
Estructura de la carta
La estructura que debe tener la redacción de esta carta debe seguirse como a continuación te la presento:
- Lugar y fecha
- Nombre, apellido y cargo empresarial de la persona que recibe la carta (en caso de saber a quién se dirige).
- Nombre y razón social de la empresa que recibe la carta.
- Saludo breve y entusiasta (sin exagerar).
- Identificación de la empresa que presenta la carta: nombre, razón social y ramo comercial al que pertenece.
- Mención del tiempo o experiencia que la empresa tiene en el mercado o anuncio de inicio de operaciones (sólo si se trata de una empresa emergente).
- Oferta de servicios, aquí es donde se especifican los productos o servicios que la empresa que se presenta ofrece.
- Haz mención sobre la calidad y cualidades con las que cuenta la empresa al momento de proporcionar su servicio/producto y el porqué son la mejor opción.
- Por último, escribe un breve despedida, manifestando el interés por concretar una entrevista personal para hacer una demostración.
- Nombre, apellido y firma autógrafa de la persona que envía la carta.
- Cargo empresarial de la persona que envía la carta.
- Nombre y razón social de la empresa que se presenta y se pueden adicionar datos de contacto por cualquier duda o aclaración.
Consejos para el momento de redactar la carta
- Siempre debe estar redactada en primera persona del plural.
- Se debe imprimir en hoja tamaño carta, de preferencia no debe exceder de una sola hoja/página y esta debe incluir el logo y membrete corporativo de la empresa.
- Usa una tipografía legible, como la Arial o Times New Roman a 12 puntos.
- Siempre incluye la imagen corporativa de la empresa dentro del documento, como logo y membrete de tu empresa, esto demostrará una imagen más profesional y consolidada.
- Lo mejor es conocer con exactitud el nombre y cargo específico de la persona a quien se va a dirigir la carta de presentación de una empresa, esto con la finalidad de que llegue a la persona indicada y no haya intermediarios ni obstáculos.
- Aportar referencias de empresas o clientes satisfechos o proyectos exitosos en los cuales la empresa que escribe la carta ha participado, de este modo la carta de presentación será avalada por información real y que sobre todo se puede verificar.
- Una vez que se haya enviado la carta, no olvides realizar el seguimiento de la comunicación, esto puede hacerse a través de un correo electrónico o una llamada telefónica.
¿Qué hacer?
- Mantén un lenguaje formal y positivo.
- Asegúrate de que los datos tanto del emisor como del receptor de la carta sean los correctos.
- Específica correctamente las cualidades, atributos, habilidades y experiencia de la compañía.
- Asegúrate de que tus productos o servicios sean de interés para la contraparte.
¿Qué NO hacer?
- Evita no excederte demasiado si no es necesario, no exageres en la forma de presentar tus productos/servicios o a la empresa en general.
- No mientas en cuanto experiencia o conexiones.
- Nunca tutees en la carta, habla siempre de usted o en tercera persona.
- Nunca se debe sonar con desesperación, por más que se desee la oportunidad.
Ejemplo de una carta de presentación
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Ejemplo 3
