La transformación digital ofrece beneficios significativos para las Pymes. Este cambio es clave para incrementar su competitividad y alcanzar el éxito empresarial de manera más eficiente.
Las pymes que ignoran la digitalización enfrentan el riesgo de quedar relegadas en un mercado cada vez más exigente y digitalizado.
Estos son los puntos clave que debes tener en cuenta para transicionar y mejorar tu empresa.
Que implica la Digitalización de Procesos en las PYMES
La transformación digital en las Pymes implica incorporar tecnología avanzada en las principales áreas del negocio con el objetivo de lograr una renovación integral.
Este cambio se centra en tres ejes principales:
- Optimización de Operaciones: Se busca mejorar la productividad y asegurar la eficiencia en la asignación de los recursos mediante la automatización de tareas y procesos.
- Nuevos Canales de Interacción Clientes: En respuesta a la evolución de las relaciones cliente-empresa, se estrechan contactos gracias al uso de tecnologías que ofrecen experiencias mejoradas, contribuyendo a la lealtad del cliente.
- Capacitación del Personal: Implementar programas de capacitación utilizando recursos digitales permite maximizar la inversión desde el inicio. Es vital que el personal maneje adecuadamente estas tecnologías para acelerar su labor y evitar retrasos.
Ventajas de la digitalización de procesos
Las Pymes pueden experimentar una mejora sustancial en sus operaciones y relación con los clientes al integrar tecnologías digitales.
Estas son las principales ventajas:
Optimización Económica y de Tiempos
- Reducción de gastos operativos
- Mejora en la eficiencia del negocio por medio de software de gestión especializado
- Mayor flexibilidad laboral con opciones de trabajo remoto, reduciendo tiempos muertos por desplazamientos
Mejora en la Productividad y Gestión de Recursos
- Utilización de Big Data para la asignación de recursos
- Automatización de procesos y almacenamiento en la nube para mayor eficiencia
- Liberación del personal de tareas repetitivas, concentrándose en actividades que generan mayor valor
Innovación de Productos y Servicios
- Impulso a la creación de nuevas ofertas comerciales a través de plataformas digitales
- Fomento de una cultura de innovación continua y adaptabilidad
Aumento de Ingresos Comerciales
- Diversificación de los medios de contacto y venta a clientes
- Acceso ininterrumpido para el cliente a productos y servicios, independientemente de la hora o el lugar
Ventajas de la digitalización de la marca
Transformar la marca y comenzar a tener mayor presencia en línea, también es una parte de la digitalización, principalmente en términos de presencia de marca y estrategias de venta.
Esta transformación permite que la marca tenga mayor visibilidad ante un público amplio y variado, lo cual puede posicionar a una empresa por encima de sus competidores menos modernizados.
Estos son los principales beneficios de tener mayor presencia en redes sociales e internet.
- Comunicación Optimizada con sus clientes
- Accesibilidad constante y desde múltiples dispositivos
- Interacción directa y personalizada, facilitando la fidelidad
- Imagen Corporativa Mejorada
- Reconocimiento como entidad innovadora
- Distinción ante competidores por adaptabilidad al entorno digital
- Expansión de Oportunidades Comerciales
- Captación de clientela potencial a través de mayores canales de visibilidad
- Interconexión Empresarial Fortalecida
- Fortificación del “branding” o imagen de marca
- Creación de alianzas estratégicas transversales a diversos sectores
Cómo maximizar los Beneficios de la transformación
Para maximizar las ventajas de la transformación digital, es fundamental emprender acciones definidas como las siguientes:
- Evaluación de necesidades y recursos: Es crucial identificar cómo la digitalización beneficiará a personas, equipos y procesos, y determinar las mejoras que se implementarán. Establecer qué recursos se utilizarán y definir metas medibles es un paso esencial.
- Fomento de una comunicación interna efectiva: Al enfrentarse a nuevos cambios, la claridad en la comunicación es vital para minimizar la resistencia del personal. Explicar claramente cómo cada sección de la empresa se beneficiará de la digitalización es un punto clave para el éxito de este proceso.
- Desarrollo profesional y capacitación: Evaluar las habilidades del personal y proveer el entrenamiento necesario en tecnologías emergentes asegura que todos los empleados se mantengan al día y contribuyan eficazmente a la implementación tecnológica.
- Continua optimización de procesos: Tras la introducción de la digitalización, es importante realizar un seguimiento de los resultados y compararlos con los objetivos previamente establecidos, para así identificar y modificar procesos que requieran mejoras.
Cómo comenzar con la Digitalización de Procesos en las PYMES
La digitalización es un proceso gradual y continuo, asa que cada empresa puede tener necesidades específicas, pero hay pasos generales que pueden adaptarse de acuerdo a cada empresa y sus recursos disponibles:
Aquí hay algunos pasos que pueden ayudar en el proceso de digitalización:
- Evaluar las Necesidades y Objetivos: Antes de comenzar, es crucial comprender las necesidades específicas y los objetivos de la empresa. Identificar las áreas que podrían beneficiarse más de la digitalización facilitará la implementación de soluciones adecuadas.
- Implementar Software de Gestión Empresarial: Utilizar un sistema integrado de gestión empresarial (ERP, por sus siglas en inglés), por ejemplo Business Central, permite centralizar información clave como finanzas, inventario, recursos humanos y más. Esto mejora la visibilidad y la eficiencia operativa.
- Automatizar Procesos Repetitivos: Identificar tareas manuales y repetitivas que consumen tiempo y recursos, y buscar soluciones de software que automatizan estos procesos. Esto puede incluir la facturación electrónica, la gestión de inventario, y la generación de informes.
- Adoptar Herramientas de Colaboración: Implementar herramientas como plataformas de mensajería instantánea, videoconferencias y software de gestión de proyectos en línea, facilita la comunicación interna y externa.
- Migrar a la Nube: Utilizar servicios basados en la nube permite acceder a datos y aplicaciones desde cualquier lugar. Además, ofrece escalabilidad y reduce la dependencia de infraestructuras físicas.
- Implementar un Sistema CRM: Un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) ayuda a administrar las interacciones con los clientes, mejorando la retención y la personalización del servicio.
- Enfoque en la Seguridad de la Información: Garantizar la seguridad de los datos es esencial en el proceso de digitalización. Implementar medidas como firewalls, encriptación y políticas de seguridad robustas protegerá la información sensible.
- Capacitar al personal: La adopción exitosa de tecnologías requiere que el personal esté bien capacitado. Proporcionar formación adecuada asegura que los empleados utilicen eficientemente las nuevas herramientas y adopten prácticas seguras.
- Analizar y Mejorar Continuamente: Monitorear y analizar el rendimiento de los procesos digitales permite identificar áreas de mejora. La retroalimentación constante y la disposición para ajustar estrategias son fundamentales para el éxito a largo plazo
Obstáculos para consolidar la integración Digital
Las Pymes se enfrentan a múltiples obstáculos que les impiden aprovechar completamente las bondades de adoptar tecnologías digitales.
Es por esto que es importante contar con una empresa que ayude a realizar la integración, como Aitana Partner de Microsoft, para poder implementar y sacarle el máximo provecho a estas herramientas.
Estos retos son claves para entender por qué algunas organizaciones se resisten o postergan la integración digital.
A continuación, se exponen algunas de las dificultades más comunes.
- Falta de Conocimiento: La comprensión limitada sobre cómo implementar y maximizar las tecnologías digitales es un impedimento significativo.
- Limitaciones Financieras: A pesar de reconocer la importancia de digitalizarse para mantenerse competitivos, cuestiones financieras frenan a muchos dueños de PYMES.
- Desconfianza hacia los Proveedores de Tecnología: Persiste un escepticismo hacia las empresas que ofrecen servicios de digitalización, y esto puede afectar la toma de decisiones relacionada con la transición hacia operaciones más digitales.
La integración digital en las pequeñas y medianas empresas no es simplemente una tendencia, sino una inversión estratégica hacia un crecimiento sostenido y la eficiencia operativa.
