El Onboarding se relaciona con Inducción Laboral, es un proceso importante para lograr que los nuevos empleados se sientan contentos y entusiasmados de integrarse a las empresas.
El área de Recursos Humanos generalmente es la encargada de llevar a cabo todo el procedimiento relacionado a la inclusión y capacitación de los trabajadores que se incorporan por primera vez a una compañía.
Origen término “Onboarding”
El término Onboarding surgió en Estados Unidos en la década de los 80´s, aunque no es tan conocido en México, algunas empresas han hecho hincapié para implementarlo cada vez que se integra nuevo personal a sus espacios de trabajo.
En español “Onboarding” significa incorporación o inducción, lo que hace referencia a la gestión de la inclusión de empleados a su llegada a un nuevo trabajo.
Objetivos del Onboarding
Las organizaciones buscan que todos los trabajadores que se van incorporando entren en confianza con todo el personal y se logre una buena relación que facilite el cumplimiento de las metas y propósitos.
- Lograr que los nuevos empleados sean incluidos y se sientan cómodos en su entorno laboral.
- Conseguir que cada colaborador comprenda qué tareas y labores debe llevar a cabo y cómo deben realizarse.
- Familiarizar a los empleados y que se sientan comprometidos con la cultura organizacional de la empresa.
Beneficios Empresariales
Implementar el Onboarding en las empresas tiene los siguientes beneficios:
- Los empleados se sienten conformes con su trabajo y así se impulsa la retención del talento.
- Cuando los colaboradores trabajan en equipo y hay una buena comunicación, la productividad aumenta.
- La primera impresión siempre cuenta, si los empleados se sienten cómodos desde el primer día, la incorporación va a fluir de mejor manera.
- Los trabajadores logran el sentido de pertenencia deseado y están motivados a cumplir con sus actividades laborales.
- Los colaboradores se sienten comprometidos con cada tarea que realizan y buscan dar lo mejor de sí mismos.
Diferencia entre Onboarding e Inducción
Ambos términos tienen grandes similitudes a simple vista, sin embargo, la inducción laboral se enfoca más en orientar al trabajador respecto a sus derechos y obligaciones en el puesto que va a cumplir.
El onboarding se centra en la integración del nuevo personal en un plazo aproximado de 60 días. En este lapso los empleados se instruyen de acuerdo a las habilidades y conocimientos que deben adquirir para ejercer su cargo.
¿Cómo Funciona el Proceso de Onboarding?
Paso 1. Preparación
Antes de empezar con el proceso, es importante que se haga un análisis para identificar lo que se espera del onboarding para la organización:
- ¿Qué impacto te gustaría dar a los nuevos empleados?
- ¿Cuándo dará inició este proceso? y ¿Cuándo va a terminar?
- ¿Qué tipo de comunicación se implementará entre los colaboradores?
- ¿Qué información deben saber los trabajadores acerca de la cultura organizacional?
- ¿Qué tipo de metas espera la empresa por parte de los empleados?
Paso 2. Proceso Administrativo
Días antes de que el trabajador ejerza su nuevo cargo, se debe recibir la documentación que se haya requerido, así como también llevar a cabo la firma del contrato laboral y la lectura de los derechos y obligaciones (vacaciones, seguro social, comisiones, etc.)
Paso 3. Proceso de Formación
Como mencione anteriormente, es importante que la empresa de una buena impresión desde el primer día de trabajo, por lo tanto, es esencial que tomes en cuenta estas actividades:
- Asignar a una persona que se encargue de mostrarle al nuevo colaborador las instalaciones de la empresa y su área de trabajo.
- Verificar que el trabajador ya cuente con todo el equipo necesario para comenzar con su jornada laboral.
- Enviar algún mensaje o correo electrónico de bienvenida y brindar un organigrama con el directorio de todos los colaboradores.
Cuando el personal cumpla el mes de estancia en la empresa, es recomendable verificar que todas las actividades laborales que está llevando a cabo sean las correctas, y si tiene algunas dudas o problemas buscar una solución.
Es importante que el proceso sea constante y sea tratado con formalidad, que el plan que se haya establecido no llegue hasta ahí y sirva para la resolución de diferentes problemáticas que se sigan presentando en el transcurso de los meses o años.
Características
- Incorporación de los trabajadores en las actividades laborales de la empresa.
- El proceso parece ser más lento, debido a que el aprendizaje debe ser completo respecto a los procesos y métodos de trabajo en la empresa.
- Se busca incluir a cada integrante como una parte fundamental para la organización.
- Las empresas buscan la lealtad de los empleados a través del cumplimiento de metas y objetivos en común.
- El proceso se aborda desde la elección del personal apto para el puesto de trabajo hasta su estancia e inclusión una vez que comienza a laborar en la empresa.
Onboarding Digital
Con la llegada de nuevas tendencias y avances tecnológicos, ahora es posible realizar este procedimiento de forma digital para las personas que trabajan de manera remota o las empresas que no tienen instalaciones físicas.
Herramientas digitales
Para llevar a cabo este proceso es necesario contar con algunas de las siguientes herramientas digitales:
- Software de recursos humanos: Estos sistemas son de gran ayuda para llevar el registro de asistencia, toda la gestión de las nóminas, la asignación de vacaciones e incluso rendimiento.
- Aplicaciones multimedia gratuitas: En la actualidad existen diferentes aplicaciones disponibles para dispositivos móviles u ordenadores, algunas son gratuitas y puedes realizar funciones como, edición de imágenes, vídeo, música, presentaciones, etc.
- Chatbots: Esta herramienta suele ser utilizada para la atención al cliente, tú haces una pregunta y el bot te ofrece respuestas clave. Esto también se puede aplicar para el nuevo empleado, pero con dudas o preguntas acerca de la empresa o de su puesto.
- Firma electrónica: Ya hay algunos programas que te permiten realizar tu firma en digital para la entrega de cualquier documentación, sin necesidad de hacer tus firmas a mano.
- Checklists: En programas como Excel o Google drive se realizan ciertas planificaciones para llevar un orden de las actividades que llevan a cabo los empleados. Ellos pueden entrar al documento y especificar qué tareas ya terminaron y que otras les faltan.
Ejemplos de empresas que aplican Onboarding y qué actividades realizan
En esta empresa se realizan más de 75 acciones para recibir a los nuevos empleados que se incorporan a sus oficinas.
En inglés se le llama “Yes to Desk” y es el método que se lleva a cabo para cuando el trabajador está listo para asumir su puesto.
La compañía tiene preparada una serie de actividades como el recibimiento del empleado con su equipo de trabajo durante el almuerzo.
Netflix
La plataforma de streaming incluye a sus colaboradores desde el primer día que se integran a la compañía, les asignan proyectos interesantes y de grandes dimensiones para que ellos se sientan motivados y capaces del trabajo que realizan.
También cuentan con un miembro de la compañía que está asignado como mentor para resolver cualquier duda que tengan durante la primera semana de integración.
La empresa cuenta con un sistema llamado “justo a tiempo” en donde se les manda un recordatorio a los empleados con más experiencia para recibir al nuevo personal y tener una plática con ellos (se hablan temas como roles, responsabilidades, dudas).
Lego
La compañía recibe a sus nuevos colaboradores con actividades divertidas y lúdicas que hagan conectarse con su niño interior, esto para sentirse familiarizados con la cultura organizacional de la empresa y los productos que ofrecen.
