Plan de Mejora Continua. Reduce Gastos y Motiva a tu Personal

Plan de Mejora Continua

Un plan de mejora continua es una forma de que las empresas evalúen y modifiquen sus procesos de negocios para que así puedan optimizar su flujo de trabajo y sus resultados.

Para esto, es necesario crear una buena estrategia de mejora continua que vaya acorde con tus objetivos de negocio. 

pasos del Programa de Mejora Continua

Este plan es una herramienta para diseñar procesos y mantenerlos actualizados. Sigue leyendo para saber cómo hacerlo y conocer algunas técnicas para la mejora continúa.

Qué es la mejora continua

La mejora continua es un método para renovar los procesos que hay en una empresa para así optimizar la producción

Aquí se consideran aspectos, desde el diseño del proceso, la ejecución, el control y sus ajustes, los cuales son necesarios para obtener mejores resultados en la empresa.

Para qué sirve hacer este tipo de plan

Una empresa debe saber cómo realizar un plan de este tipo, puesto que con esto se identifican dificultades específicas en los procesos y una vez conociendo esto, puede hacer lo necesario para realizar los cambios.

Un plan de mejora permite:

  • Eliminar la acumulación de trabajo
  • Minimizar y corregir los errores
  • Reducir costos y retrasos en la productividad
  • Aumentar la calidad y eficiencia en los procesos
  • Mejorar la experiencia del cliente 
  • Eliminar pasos repetitivos o innecesarios en los procedimientos

Por qué es necesario implementarlo 

Principalmente, ayuda a las empresas a conocer su rendimiento y el de los colaboradores que la conforman y también saber cuáles son los puntos débiles y que hacer para cambiarlos y/o mejorarlos. 

Así como ayuda a conocer los puntos débiles, también permite saber cuáles son las fortalezas y cómo sacar mayor provecho de estas. Al igual que estos puntos, también hay otras importantes razones, como son:

Mejora la oferta

Los planes de mejora continua son un tipo de análisis interno, que con sus resultados ayudará a saber como mejorar la calidad de los productos y las experiencias del servicio con los clientes

También permite entender mejor cuáles son las necesidades de los consumidores, para encontrar opciones de estrategias de fidelización, así la reputación de la marca será mejor y atraerá nuevos clientes.

Optimiza los procesos

Mejora los procesos, puesto que con este plan se identifican procedimientos que no funcionan adecuadamente y al mejorarlos se obtienen beneficios tales como reducción de costos en operaciones y trabajo más eficiente. 

Con estos análisis también se pueden encontrar procesos duplicados que retrasan las operaciones.

Mejora la comunicación interna

Los trabajadores en una organización son parte fundamental en el crecimiento empresarial, por lo tanto, es crucial que tengan claros los objetivos que se desea alcanzar y trabajen acorde a ellos. 

Para lo anterior es necesario saber cómo comunicarlo eficientemente y que los colaboradores sientan que esto también puede contribuir en su crecimiento profesional y esto se puede lograr con un plan de mejora 

Mejora el clima laboral

Cuando los equipos trabajan a la par, el desempeño es mejor, sobre todo si los involucrados se sienten apoyados.

Si la empresa comprende las fortalezas y también necesidades de cada integrante, sabrá cómo aprovechar sus conocimientos y habilidades y logrará que el trabajo fluya de mejor manera

Al entenderlos y crear un mejor ambiente laboral, se sentirán motivados y cumplirán los objetivos.

Mejora el desempeño laboral y la productividad 

Lo primordial en los planes de mejora es optimizar el día a día, mejorando las tareas y tiempos de entrega, a través de procesos laborales más claros y eficientes, logrando evitar repetir actividades y el agotamiento.

Los trabajadores deben estar al tanto de que sus empleadores constantemente buscan la manera de mejorar su calidad de vida laboral. 

Cómo se hace un programa de mejora 

Para elaborar un plan de mejora continua funcional, es necesario seguir una serie de pasos:

1. Encuentra que problemas se deben resolver

Para determinar qué áreas requieren mejoras en una empresa, inicialmente es crucial examinar la situación actual en la que se encuentra y detectar los problemas recurrentes.

Estos problemas pueden ser los tiempos de producción, gestión de los consumidores, el desempeño del personal, entre otros aspectos que dificultan la satisfacción del cliente. 

Un gran porcentaje de los consumidores considera que muchas empresas deben mejorar la experiencia hacia ellos. Para obtener información como esta y encontrar que se puede mejorar, utiliza estas herramientas:

  • Encuestas: Estas se pueden realizar por correo electrónico, redes sociales, llamadas o presenciales
  • Focus Group: Reuniones de grupos de un máximo de 12 personas quienes respondan preguntas respecto al servicio, producto, etc.
  • Social Listening: Toma en cuenta las opiniones que los usuarios dejan en redes sociales.

Define como medir el proceso de mejora

Si después de encontrar los problemas se están aplicando los cambios necesarios, es momento de establecer parámetros para evaluarlos

La medición debe ser objetiva, ya que son datos necesarios para desarrollar medidas efectivas. Esta puede realizarse mediante KPIs de experiencia del cliente, y así conocer la satisfacción de los compradores. Estos son algunas de las que puedes utilizar:

  • CSAT (Customer Satisfaction Score): Mide qué tan contento está un cliente con un producto, servicio o experiencia.
  • CET (Customer Effort Score): Mide la dificultad/facilidad que tuvo el cliente para obtener lo que necesitaba de la empresa. 
  • NPS (Net Promoter Score): Mide la probabilidad de que los compradores recomienden la marca a amigos, familiares y conocidos.
  • FRT (First response time): Mide el tiempo de respuesta de la empresa hacia sus clientes. Con esto se evalúa la eficiencia del servicio.

Junta y procesa los datos obtenidos 

Una vez que se hayan realizado todas las mediciones necesarias, es momento de recopilar la información, y comprender cuáles son los problemas y necesidades a tratar.

Con estos datos ya se puede obtener lo necesario para elaborar un plan de mejora continua que ayude a identificar las soluciones. 

Determina el contenido del plan de mejora

Teniendo presentes los problemas que más afectan la organización, ya se puede comenzar a estructurar un plan de mejora

Además de las acciones a realizar, no hay que olvidar incluir todos los recursos que se necesitarán aparte del personal. Hay que detallar qué tarea corresponde a cada quien y establecer un cronograma de inicio y término de estas actividades.

Implementa el plan

Cuando se cuenta con el plan con los ajustes a realizar, es tiempo de informar al personal de que se comenzará con su implementación. Es crucial siempre seguir las etapas del cronograma.

Para comunicar sobre la implementación usa herramientas de comunicación interna para que todas las áreas estén enteradas sobre los cambios, estas herramientas pueden ser las siguientes:

  • Reuniones
  • Videoconferencias
  • Chat interno
  • Teléfono
  • Intranet

Evalúa el resultado

Un proyecto de mejora continua es algo que se realiza con constancia y en cuanto se aplica tienen que evaluarse los resultados y en caso de ser necesario hacer ajustes y aplicarlo nuevamente.

Existen varias metodologías o técnicas que permiten que los procesos sean más sencillos y se reduzca tiempo, esfuerzo y gastos.

En el momento en el que se tenga claro cómo elaborar el plan de mejora continua, se puede elegir una metodología que se adapte a la empresa.

Técnicas para el desarrollo de un proyecto de mejora continua

Filosofía Kaizen

Es un método de mejora japonés que se basa en la mejora continua. Su significado se deriva del japonés: KAI=cambio y ZEN=bueno. 

Esta filosofía se centra en eliminar lo que no funciona dentro de los procesos operativos de un negocio. Identifica y proporciona soluciones a través de pequeñas acciones que ayudarán a cumplir con los objetivos. 

Objetivo: Mejorar procesos, disminuir costos, mejorar los estándares de calidad, experiencia del cliente y los colaboradores.

Método de las 5s

Este método, también japonés, se basa en 5 principios para tener un lugar de trabajo organizado:

  • Clasificación (Seiri): está basado en los principios de separación y eliminación. 
  • Organización (Seiton): crear espacios armónicos para concentrarse mejor en el trabajo. Tener documentos mejor organizados en un espacio más ordenado para eficientar el trabajo.
  • Limpieza (Seiso): con un lugar de trabajo limpio y ordenado, se evitarán accidentes y distracciones. 
  • Estandarización (Seiketsu): permite notar anomalías en el lugar de trabajo y/o en los procesos. 
  • Disciplina (Shitsuke): cada factor de esta técnica complementa el anterior. Con las 4s, existe la disciplina y un equipo motivado.

Objetivo: Ordenar y dar sentido a las funciones. Mejora la productividad de los equipos, sin intervenir en costos.

Lean Manufacturing

Conocida también como producción ajustada o manufactura de clase mundial. Es una combinación de algunas de las técnicas aquí mencionadas. Está orientada en la eficiencia, calidad y mejora continua en la empresa.

Objetivo: Identificar y eliminar los excesos dentro de una compañía y sus procesos.

Poka Yoke

Con esta se busca eliminar errores, principalmente en el área de calidad, con el fin de continuar con la implementación de sistemas de mejora continua, así se tiene un mejor control para mejorar el sistema de producción. 

Algo muy común en los procesos de grandes empresas es que buscan establecer indicadores fáciles de recordar, como colores o formas, para que los procesos se recuerden clara y fácilmente impidiendo equivocaciones.

Objetivo: elimina gastos y procesos innecesarios, detectando errores y actuando de manera inmediata. 

Six Sigma

Reduce fallos en la entrega de productos o el servicio al cliente, mejorando procesos para llegar a nivel sigma 6, la cual es una ecuación para medir procesos, productos o servicios.

Objetivo: medir la eficiencia de la operación, encontrando errores para hallar soluciones que ayuden a crear un programa de mejora continua en la empresa.

 


   Artículos Recomendados   

Conoce las características de un líder

Qué es la Misión y visión de una empresa

Ideas de negocios muy rentables

Cambios en el CFDI 4.0

Autor

  • Ángel Solís

    Periodista de profesión y escritor de corazón. Me encanta leer y mantenerme informado de todo lo relacionado al mundo de marketing digital. Deseo compartir mis conocimientos y ayudar a los empresarios a que su empresa se consolide en internet.

Esta entrada tiene un comentario

  1. Albert

    Excelente, me ayuda bastante soy fanático.

Deja una respuesta