En nuestros tiempos, la calidad se ha convertido no sólo en uno de los requisitos esenciales de un producto o servicio, sino en un factor estratégico del que dependen la mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino para asegurar su supervivencia en el mismo.

Esta evolución nos ayuda a comprender la necesidad de ofrecer una mayor calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la sociedad, la cual con la llegada del Internet y de las Redes Sociales se ha ido involucrando en los procesos de muchas organizaciones.

Lo anterior se basa en la premisa de que el camino más efectivo para que un negocio pueda crecer y maximizar su rentabilidad es implementando planes de mejora en sus operaciones y en el capital humano que las maneja.

Para llevar a cabo estos procesos de mejoramiento continuo, es un plan de superación personal para ti y la empresa, tanto en un departamento determinado como en toda la empresa, se debe tomar en consideración que dicho plan permita abrir las posibilidades de sucesivas mejoras a la vez que se garantice el total aprovechamiento del nuevo nivel de desempeño alcanzado, siendo una de las claves del éxito empresarial.

Si lo que buscamos es una manera eficaz y eficiente de reducir costos en tu empresa y de aumentar la calidad en nuestros procesos, la mejor forma de lograrlo es implantando el ya mencionado Plan de Mejora Continua, mismo que se realiza siguiente los 4 siguientes pasos:

Programa de Mejora Continua

Image Original de: http://www.mevol.cl/hsec/proceso-de-mejoras/

La reducción de costos en la empresas, es una actividad básica de la gerencia pero lamentablemente muchas de ellas tratan de reducir dichos costos sólo mediante el recorte de gastos; encontrándose entre las acciones típicas el despido de personal, la reestructuración y la disminución de proveedores.

Este tipo de actitudes provoca la interrupción del proceso de calidad y da como resultado el deterioro de ésta, provocando el “principio del fin” para muchas empresas, debido a que en el mercado actual, los clientes exigen productos y servicios con una mejor calidad y al mejor precio, y si no los obtienen en nuestra empresa, sencillamente se los comprarán a la competencia.

En resumen, si deseamos reducir o tener un mejor control de nuestros gastos, motivar a nuestro personal, elevar la productividad y mejorar la calidad de nuestros productos y servicios, un plan de mejora es nuestra mejor opción. Con dicha estrategia podemos desarrollar empleados habilidosos, entrenados para hacer de manera correcta el trabajo, motivados y que sugieran mejoras. Que manifiesten una evidente disposición al cambio, y que sean capaces y dispuestos a adaptarse a nuevas situaciones en la organización.

Para que una empresa pueda responder ante los cambios y los retos que la competencia presenta, así como cumplir con sus objetivos, lo mejor es  implementar un plan de mejora con la finalidad de detectar puntos débiles de la empresa y de esta manera  atacar las debilidades y plantear posibles soluciones al problema, mismo que se logra realizando un análisis FODA:

Analisis Foda

Imagen Original de: http://www.ab-mkt.com.ar/An%C3%A1lisis_FODA_qu%C3%A9_es_y_c%C3%B3mo_se_usa

Es importante mencionar que un plan de mejora permite definir mecanismos que le permitirán a la empresa alcanzar aquellas metas que se ha propuesto, así como ocupar un lugar importante y reconocido de la marca dentro de su entorno.

El plan de mejora no es un fin o una solución para todos los problemas, sencillamente es un mecanismo para identificar riesgos e incertidumbres dentro de la empresa y al estar conscientes de ellos, trabajar en soluciones que generen mejores resultados.

Para generar un plan de mejora efectivo que vaya de acorde a las necesidades de una empresa, es necesario involucrar a toda persona que participe en el proceso de creación del producto o del otorgamiento del servicio que ofrece la empresa.

Cuando se logre esta interacción se podrán identificar todos los elementos, situaciones y/o problemas que presenta la empresa. Como planteamiento de solución, un Plan de Mejora debe contener estrategias generales que permitan definir el rumbo que tomará la empresa y la forma en la que solucionará los problemas, uno de ellos es el llamado Círculo de Calidad, mismo que se explica en el siguiente video:

Las estrategias que surjan del Plan de Mejora permitirán contar con procesos más competitivos y eficaces, tener mayor control y seguimientos de las acciones que se van a emplear para corregir los problemas que se presentan en los procesos, así como conocer las causas que ocasionan los problemas y encontrar su posible solución

Para poder hacer un plan de mejora se deben de seguir los siguientes 5 pasos:

Paso 1: Identificar el Problema o el Proceso a Mejorar

Para realizar esto debemos considerar 2 escenarios:

  • El Entorno Externo: Que implica las amenazas y oportunidades, los principales competidores, y la situación política, económica y social del país, así como el comportamiento del mercado y los competidores internacionales
  • Entorno Interno: Que incluye los problemas relacionados con la Calidad y Cantidad, con la eficiencia, la innovación, los procedimientos y la satisfacción del cliente.

Paso 2: Identificar las Causas que Originan el Problema

Se debe de emplear un método que permita analizar la mejor manera posible el problema con el fin de encontrar la causa que lo provoca:

Lluvia de Ideas

Aquí podremos darnos cuenta de aspectos como:  mucha competencia, precios muy altos, poca variedad, falta de inventarios, falta de capacitación del personal, falta de proveedores, mala calidad del producto, etc., lo cual se resumirá en pocas ventas.

Diagrama de Pareto

Con este método se mencionan por un lado el problema o el proceso y por otro lado se explican más detalladamente las causas que originan el problema. En la siguiente presentación te mostramos como Realizarlo:

Círculos de Calidad

Los círculos de calidad son equipos integrados por un pequeño número de personas que desarrollan su actividad en una misma área, junto a su supervisor, y que se reúnen voluntariamente para analizar problemas propios de su actividad y elaborar soluciones, como nos lo explicaban anteriormente.

Paso 3: Definir los Objetivos Generales de la Empresa

Una vez que se han detectado los problemas, sus posibles causas y soluciones, es necesario definir la manera en que se solucionarán, es decir, es necesario establecer cuáles son los objetivos generales.

Los objetivos generales básicamente son enunciados que definen los siguientes puntos:

  • ¿Qué se quiere lograr?
  • ¿Con qué motivo?
  • ¿En cuánto tiempo se realizarán?
  • ¿Quién será el responsable de que se lleven a cabo?

Para el logro satisfactorio de los objetivos generales, es necesario definir acciones que nos lleven de la situación actual a la situación deseada.

Paso 4: Definir los Proyectos y Acciones de Mejora

El plan de mejora arrojará los elementos que sean más relevantes para la empresa, ya sea para incrementar una fortaleza, subsanar una debilidad, contrarrestar una amenaza o aprovechar una oportunidad.

Paso 5: Dar Seguimiento a las Acciones

El paso final es el más importante, ya que consiste en mantener la supervisión hasta el final, implementando herramientas de control, monitoreo y de evaluación durante todo el proceso. El uso de indicadores de calidad, puede ayudar mucho a controlar esta fase.

Esta es la manera más efectiva para evaluar la calidad y el impacto del trabajo realizado en relación con el plan establecido desde un principio. No olvides que la mejora continua de la capacidad y resultados, debe ser el objetivo permanente de toda organización, por eso muchos aconsejan lo siguiente:

«Mejora para Mañana lo que Puedas Mejorar Hoy, pero Mejora Todos los Días»

Fuente: Ser Emprendedor




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