Cómo Hacer un Proceso de Reclutamiento y Selección Efectivo

Cómo Hacer un Proceso de Reclutamiento y Selección Efectivo

Si eres de Recursos Humanos o tienes una empresa que requiere personal ¡Esto te interesa!

Si alguna vez te has preguntado cómo hacer un proceso de reclutamiento que ayude a disminuir la rotación de personal. Aquí está la respuesta.

Estas son las etapas que debes seguir: 

Etapa 1. Definición del perfil necesario

Sea cual sea la necesidad, es importante definir bien el perfil profesional que buscamos.

Es muy conveniente que la persona que se vaya a encargar de ese proceso de selección participe en la definición del mismo o, como mínimo, una vez tenga el perfil en sus manos, pueda hacer un “repaso conjunto” con la persona que lo ha solicitado.

Si se entiende bien el perfil, el proceso de reclutamiento y selección será más efectivo.

El perfil profesional o job description de incluir:

  • Nombre del puesto. La “etiqueta” de un puesto de trabajo puede variar en una empresa u otra. En cualquier caso, debe ser atractiva y debe reflejar lo máximo posible lo que estamos buscando.
  • Funciones o información de la empresa. Con esto ubicamos a los candidatos e incluso tenemos más claro qué tipo de experiencia debemos evaluar.
  • Requisitos. Es importante tener claro qué es imprescindible y qué es valorable, es decir, cuál es “nuestra carta a los Reyes Magos” y en qué podemos ceder.
  • Qué ofrecemos. Aunque esto no forma parte realmente de la descripción del puesto, es importante repasarla porque aunque tengamos una política general de beneficios, en algunos puestos de trabajo puede cambiar (horario, turnos, guardias, etc.)
  • Salario del puesto. Algunos reclutadores prefieren no colocarlo, pero si tu deseas hacerlo no olvides que el salario que ofrezcas debe considerar la retención de impuestos. 

Llegado a este punto, es conveniente establecer un plan de reclutamiento y selección: 

  1. Dónde vamos a publicar la vacante (captación).
  2. Cómo vamos a hacer la búsqueda directa (captación directa).
  3. Quién va a realizar las entrevistas (1ª entrevista de RRHH, 2ª entrevista técnica o con el responsable y 3ª entrevista con Dirección, por ejemplo).
  4. Cuál va a ser el proceso de contratación/alta (la parte administrativa).
  5. Quién, cuándo y cómo hará el OnBoarding o la acogida en la empresa.

Etapa 2. Búsqueda de candidatos

¡Manos a la obra! Tenemos que empezar a buscar.

En primer lugar podemos publicar la oferta en canales de captación que consideremos oportunos.

Portales de empleo, redes sociales profesionales u otras, bolsas de trabajo, etc. 

Es recomendable publicar la oferta simultáneamente y así tener la certeza que la tenemos visible en todos los canales.

Estos son los elementos que deben tener tu anuncio:

Proceso de Reclutamiento

En segundo lugar, llevaremos a cabo la búsqueda directa. Podemos publicar y hacer búsqueda directa en el orden que queramos o incluso simultáneamente. 

Lo que pasa, es que tener el “respaldo” de las publicaciones nos puede ir bien, incluso para “enviar la oferta” a la persona con la que hemos contactar para ofrecer esa vacante.

Para hacer búsqueda directa en un portal de empleo o en una red social profesional utilizaremos les keywords o palabras clave. 

La mayoría de redes ya están preparadas para hacer búsquedas a partir de campos predeterminados, es decir, podemos buscar a personas con un determinado cargo en la actualidad o con experiencias anteriores, con un número concreto de años de experiencia, ubicación específica, etc. 

Si además añadimos palabras clave a esta búsqueda con los requisitos específicos y el resultado de candidatos/as será más acorde a lo que buscamos.

Por ejemplo:

Si buscamos un perfil IT, con cargo de Administrador/a de base de datos (ese será el cargo a buscar, junto con “etiquetas” que signifiquen lo mismo como, en este caso, DBA), las palabras clave serán aquellos conocimientos técnicos, como por ejemplo Oracle, Dataguard, Exadata, etc. 

Finalmente, si queremos añadir varias palabras clave, utilizaremos búsquedas booleanas (Oracle AND Dataguard, Oracle OR MySQL). 

Una vez tengamos el listado de candidatos/as les evaluaremos “sobre papel” teniendo en cuenta la job description. 

Llegado a este punto tenemos dos opciones:

  1. Podríamos contactar con cada candidato/a que encaje, sin esperar a valorarlos todos.
  2. Podríamos hacer una primera evaluación de todas las candidaturas, clasificarlas con nivel de encaje y a partir de ahí contactar primero con los que más encajen.

Esto aplica tanto a los CV recibidos porque se han inscrito a la oferta como con los candidatos que han surgido de la búsqueda directa. 

El cómo hacer el contacto con ellos ya es otro tema… Quizás en otro post 😉

Etapa 3. Evaluación: 

A lo largo del proceso de selección habrá varios momentos de evaluación:

Primera evaluación de CV recibidos (incluimos aquí los de búsqueda directa)

Se trata del primer filtro, es más bien un “descartar” a quien no cumple los requisitos imprescindibles que una evaluación en profundidad. 

Si después de esto tenemos un gran número de CV podemos ordenar o clasificar por nivel de encaje y empezar a contactar con los que más encajen.

Evaluación en entrevista telefónica u online

Este es nuestro primer contacto con el/la candidato/a así que vamos a hacer preguntas clave con el objetivo de saber si nos interesa concertar una entrevista personal. 

Para esta entrevista puedes auxiliarte de herramientas digitales que te permitan tener interacción con el candidato. La tecnología a abierto nuevas alternativas en el área de reclutamiento.

Aquí te dejo una infografía relacionado a este punto:

Proceso de Reclutamiento

En este momento debemos tener claro qué queremos preguntar (verificar requisitos e interés, así como encaje salarial, sobre todo) y qué queremos recordar de la vacante.

También debes explicar a detalle lo relacionado al puesto, tanto funciones, beneficios generales y específicos, esto incluye pago de aguinaldo, reparto de utilidades, pago de horas extra, etc.


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Evaluación en entrevista personal (presencial)

El proceso de selección es como un embudo. De todos los CV recibidos, habremos realizado una decena de entrevistas telefónicas (por poner un ejemplo). 

De estas, es probable que solamente la mitad pasen a la fase de entrevista personal. Mucho mejor si las entrevistas personales son cercanas en el tiempo ya que tendremos más “fresca” la información y el feeling con cada una de las personas entrevistadas.

La entrevista personal es un momento vital en el proceso de selección. Debe repasar la situación personal, la formación, cada una de las experiencias y los motivos de cambio, así como la motivación actual para nuestra vacante, las expectativas salariales, los intereses personales, las competencias profesionales, los logros.

El objetivo es conocer a esa persona y saber a qué nivel encaja con el puesto, con el equipo y con nuestra empresa. Este punto es clave porque elegir adecuadamente permite tener mayor productividad. 

Si el encaje es bueno, “pasamos de nivel”.

Pruebas psicometrícas

Una herramienta más de evaluación. Hay quien las realiza antes de una entrevista personal (para poder contrastar resultados) o después. Hay quien simplemente no las realiza. 

Si optas por hacerlo, busca aquellas más adecuadas ya que existen pruebas generales de personalidad y otras más específicas para determinados sectores o roles (pruebas específicas para perfiles comerciales, pruebas más enfocadas a evaluar estilos de liderazgo, etc.).

Pruebas técnicas o entrevista técnica

Si una persona nos ha gustado en entrevista… ¡Hagamos un ensayo general! 

Tenemos infinidad de opciones para “probar” a esa persona en una tarea que deberá realizar en su día a día y podemos hacerlo en forma de cuestionario, de práctica o simplemente charlando sobre ello y cómo lo haría. 

Algunos ejemplos: Hacer un balance contable, escribir un artículo de prensa, escribir el código de un programa informático, etc.

Esta entrevista la suele realizar el/a responsable directo/a o bien un experto técnico.

Entrevista final

Lo más probable es que en esta fase tengamos entre una y tres candidaturas “encima de la mesa”. Esa sería la idea por lo menos. 

Esta entrevista final debería ser con el/a responsable directo/a si no le ha hecho la entrevista técnica o bien con algún cargo directivo de la empresa. 

Es importante que varias personas hayan evaluado las candidaturas finales. 

En este artículo hemos propuesto tres evaluadores/entrevistas (entrevista telefónica+personal, entrevista técnica y entrevista final), así maximizamos el éxito del proceso de selección. 

Del mismo modo, hemos dado más importancia a las pruebas técnicas que a las psicoprofesionales. 

No obstante, cada empresa debe adaptar el proceso de evaluación a su estructura o cultura empresarial.

Etapa 4. Decisión

¿A quién elegir? Ha llegado el momento de “mojarse” apostar por una de las personas que han llegado a la fase final.

El proceso de selección tiene que ser lo más objetivo posible, por eso hemos definido tanto el perfil y hemos contado con distintos evaluadores/as. 

No obstante, sin “dejarnos llevar por la energía o la intuición” o intentar reducir costos y elegir al mas económico. 

Por ejemplo, supongamos dos candidatos/as. Uno de ellos encaja perfectamente con el perfil. 

El otro no tanto pero en cambio puede aportar algo en lo que no habíamos pensado, a nivel de innovación, más experiencia internacional… lo que sea. 

Valoremos sin ser cuadriculados del todo y teniendo en cuenta el encaje al puesto, al equipo y a la cultura de empresa.

Y si la decisión es compartida entre las personas que han evaluado las distintas candidaturas, mucho mejor.

Etapa 5. Contratación

Llevar a cabo un proceso de selección ejemplar implica que la parte administrativa también vaya a la perfección. 

Así que tener un protocolo de contratación que defina el circuito, los pasos o procedimientos es muy importante tanto para la “imagen” de empresa como para ser operativos.

Debemos definir:

  • Quién pide los datos a la persona seleccionada (Clave Única de registro de Población, número de seguridad social, cuenta bancaria, etc.)
  • Quién gestiona el contrato y el alta y quién se los envía y cómo (digital o presencial).
  • Quién y qué documentación extra necesitamos (PRL, foto, etc.).

También es importante que el contrato laboral incluya claramente todo lo relacionado al puesto, y apartados que expliquen en que casos puede aplicarse la rescisión de contrato y el pago de liquidación. 

Etapa 6. Recibimiento

El proceso de acogida o también llamado OnBoarding será el primer contacto con el nuevo miembro de nuestro equipo así que dediquemos el tiempo que sea necesario. 

Se trata de cuidarle desde el primer día y a la vez una inversión de tiempo.

¡El primer día y a primera hora! Normalmente es alguien del equipo de Recursos Humanos quien se encarga de esto y es bueno enlazar este rato con una primera reunión con su responsable o su mentor.

Le vamos a proporcionar el material necesario (equipo informático, teléfono, material de oficina, pack de bienvenida…) y le explicaremos cuáles son nuestras herramientas internas (intranet, carpetas de red, programa de imputación de horas…) así como los procedimientos básicos (como pedir vacaciones, qué hacer si se pone enfermo/a, etc.). ¡Por lo menos esto!

Etapa 7. Seguimiento

Con todos estos “pasos a seguir” seguro que garantizamos un buen aterrizaje, pero no olvidemos que “una vez dentro, debemos cuidarle”.

Cada empresa conoce sus posibilidades y muchas de ellas se basan en una evaluación de desempeño anual, ¡pero en un año pueden pasar mil cosas! -incluso una pandemia mundial, pero eso es otro tema…-.

Valoremos con qué periodicidad queremos hacer reuniones de seguimiento y quién las hará. 

Es muy interesante cuadrar un calendario en el que unas las hace el propio responsable y otras las hace alguien del equipo de Recursos Humanos.

Conclusión

Hemos visualizado las diferentes fases de un proceso de selección y cómo es mejor llevarlas a cabo para hacer más competitiva a la empresa.  

A partir de aquí, cada empresa debe hacerlas a medida porque “nadie mejor que tú sabe lo que necesitas”.

Sé profesional, sé flexible. ¡Y se persona! Porqué estás seleccionando personas y no sólo recursos humanos 😉

Autor: Miriam de Currículum y Trabajo

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