Hacer las nóminas las es un proceso de gran importancia dentro de una empresa, puesto que con estas se lleva un registro y control de los pagos de los empleados.
Este es un procedimiento difícil, que requiere de mucho tiempo y recursos y no garantiza que estos documentos no tengan errores o retrasos al enviarlos.
Hoy en día existen herramientas tecnológicas que han permitido facilitar este tipo de tareas, así como digitalizarlas y automatizarlas, estos son los llamados software o sistema de nómina.
En este artículo describiremos qué es un sistema de nómina y cómo te apoya en hacer más eficientes tus procesos.
Con este software se gestionan todas las actividades relacionadas con cálculos de sueldos/salarios, deducciones de impuestos y entre otras relacionadas con el área de recursos humanos.
La mayor ventaja de contar con este tipo de sistema dentro de tu empresa es el ahorro de tiempo, así como todos los cálculos que permite realizar, entre otros. En este artículo te mostraré sus funciones, beneficios y algunos de los sistemas más populares entre las empresas.
Características de un Sistema de nómina
Estos software se caracterizan por todas las tareas que facilita para el área de recursos humanos, no solo para las nóminas. Estas son sus principales características:
Digitalización de la nómina
Los documentos en papel son algo que actualmente ocupa demasiado espacio, especialmente en una empresa y hay que cuidar que no se dañe, lo cual genera trabajo adicional.
Con un software de nómina se evitará todo lo anterior, ya que al cargar toda la información y digitalizarla se ahorrará espacio y trabajar de más. Este permite tener todas las nóminas almacenadas en la nube y optimizar la búsqueda.
Recolectar información
Es una herramienta capaz de almacenar más información de la que te imaginas, esta información es muy importante, puesto que es la que corresponde a los empleados y sus nóminas como:
- Información personal
- Salarios
- Certificaciones
- Proceso de ingreso, entre otros.
Los software de nómina garantizan la seguridad de estos datos, así que puedes tener la confianza de que tu información está completamente segura.
Manejo de tiempos
Con el sistema se tiene un mejor control del tiempo, puedes registrar el horario y la cantidad de horas que los empleados laboran, con estos datos se realizan los cálculos correspondientes para el pago de la nómina mensual o quincenal.
Automatización de procesos
Cuando toda la información de necesaria se encuentra en el sistema, este realizara el proceso necesario para hacer las nóminas. Este tipo de procesos se encuentran automatizados para que la nómina esté lista en el momento justo.
Para esto siempre se debe mantener la información actualizada y verificar que todo esté correcto para que las nóminas salgan sin error alguno y a tiempo.
Control de Impuestos
Los sueldo/salarios netos de los trabajadores siempre debe calcularse sobre la base de los ingresos brutos para obtener el total de deducciones y este puede ser un procedimiento complicado de realizar manualmente.
No hacerlo de manera correcta puede generar muchos errores, por ello es mejor implementar un sistema de nómina que se encargue de realizarlo siguiendo los lineamientos y así evitar los problemas.
Pagos automáticos
Esta herramienta se puede configurar para que envíe los cálculos de los montos a pagar en las nóminas de los empleados a cada entidad bancaria que se encuentre vinculada a la plataforma.
Como empleador o empresa siempre se debe estar pendiente de cualquier aspecto legal dentro de este proceso, así habrá menos posibilidades de multas o sanciones por parte de las entidades competente.
Elaboración de informes
Si la elaboración de nóminas manual es complicada, ahora imagina realizar reportes o informes sobre ello, un software de este tipo será mucho más fácil obtener información necesaria para uno o varios informes y tenerlos rápido y cualquier momento.
Integración con otros sistemas
Otra de las grandes funciones que tiene es que cuenta con opciones de integración con otras herramientas de RRHH, con lo que se puede ser significativamente más eficiente, como las herramientas de control de desempeño laboral.
Te recomiendo que si tienes pensado integrar más software de este tipo, consideres que el sistema de nómina permita la integración con estas plataformas y que sean sencillas de usar dentro de él.
Aumento de productividad
Hacer estos documentos es tardado, ya que hay que ingresar los datos, hacer los cálculos y enviarlas, en ocasiones hasta se realiza más si es que son demasiados empleados.
Al usarlo podrás enviar las nóminas automáticamente a cada uno de los trabajadores más rápido y fácil, incluso estos pueden llegar a tener accesos a su trayectoria de nóminas almacenadas en el sistema.
¿Qué procesos permite realizar este tipo de Software?
Cada proveedor de este tipo de software es diferente, por lo cual en ocasiones hace que los procesos cambien, pero la mayoría de estos cuenta al menos con los siguientes:
- Historial de pagos
- Consultas
- Cálculo de impuestos
- Liquidación de prestaciones
- Avisos y alertas de vencimientos.
- Reporte y Liquidación de Nómina de cualquier período (quincenal, mensual, etc.)
- Generación y envío de comprobantes por email.
- Liquidación y actualización de novedades de cada periodo (Licencias, incapacidades, entre otros.)
- Liquidación laboral de empleados que ya no se encuentran en la empresa.
- Cálculo y liquidación de vacaciones y más.
- Almacenamiento de datos personales de los empleados.
¿Por qué debes contar con un Software de nómina?
Los sistemas de nómina son grandes herramientas facilitadoras de procesos y demás, por lo cual es ideal que tu empresa cuente con uno, puesto que obtendrá grandes beneficios como:
Beneficios
- Seguridad: Como ya lo dije, contar con él garantiza que todos los datos estén protegidos y que nadie fuera de la empresa tendrá acceso a ellos.
- Ahorro de recursos y tiempo: Se agilizan las tareas y reduce costos en cuestión de personal que dedique tiempo a ellas.
- Aumenta la confianza en la empresa: un software de control de nómina garantizará que los colaboradores reciban su sueldo a tiempo y sin errores, lo cual los hará sentir que la empresa es profesional y cumplida.
- Cumple con la legislación correspondiente: Se mantienen actualizados de manera automática cada que cambian las leyes fiscales.
Elige el mejor sistema
Lo más importante de un programa de nómina es que sea fácil de usar, que tenga una interfaz sencilla, pero atractiva para que quienes se encarguen de manejarla puedan hacerlo bien sin dificultades ni errores, así como intuitiva para que sea fácil de configurar sin ayuda de otros profesionales evitando gastos adicionales.
Sistemas de nómina más utilizados
Es importante investigar y comparar las diferentes las opciones que existen en el mercado, para elegir el sistema que mejor se adapte a las necesidades de la empresa, estos son algunos de los sistemas más utilizados y con mejores evaluaciones:
- Peoplecloud HRM
- BUK
- Osmos
- Fiscoclic
- Timeweb
- Tress
- Worky
- dSoft
- iTimbre
Artículos relacionados
Sistemas de facturación electrónica en México
Qué es la misión y visión de una empresa
