Organización Empresarial. ¿Como Aplicarla en tu Negocio?

Uno de los factores más importantes para que una empresa funcione correctamente es la organización. 

Dentro de esta organización se implementan los objetivos y metas a cumplir, las funciones de los empleados y por supuesto, las estrategias para mejorar la productividad y la eficiencia dentro del ambiente laboral. 

Hablar sobre organización puede resultar complejo, pero no imposible. Esto es lo más relevante que tienes que saber acerca de la organización en una empresa, cómo funciona, sus características, ventajas y cómo implementarla.

¿En qué consiste la organización empresarial? 

La organización empresarial consiste en llevar un control en los recursos y funciones que se realizan dentro de las compañías. 

Para que se cumplan los objetivos o metas establecidas en el entorno laboral, es necesario tener un plan organizacional. Ahí se crean las bases para que la empresa y los elementos que la conforman funcionen correctamente.

Tipos de organización empresarial 

Dentro de la organización de una empresa existen dos tipos de modelos a seguir: La organización formal e informal. 

Formal 

La organización formal es la estructura que se crea para llevar un control dentro de las compañías. 

Dentro de esta organización se incluye un conjunto de normas, procedimientos y divisiones que sirven de apoyo a la hora de ordenar las tareas propias en el ambiente de trabajo. 

Elementos 

• Tienen que definirse las metas (corto y largo plazo) en relación con las estrategias que se desean alcanzar. 
• Hay una estructura en donde se debe determinar un estatus a los miembros de la compañía, conforme a su posición y su poder relativo. 
• Deben definirse claramente las acciones a realizar dentro del ambiente laboral . Además, establecer límites y obligaciones. 
• Generar canales de comunicación respecto a la jerarquía y los procedimientos propios de la compañía. 
• Implementar procedimientos y mecanismos para coordinar las funciones de los diferentes trabajadores. 

Informal

La organización informal se encarga de fortalecer a la organización formal a través de las interacciones, comportamientos y relaciones profesionales de los trabajadores de la empresa. 

Si este tipo de acciones se dan de manera negativa, en lugar de que la organización formal se fortalezca, esta se debilita. 

Elementos 

• Dentro del ambiente laboral se establecen vínculos espontáneos  de amistad y buena comunicación o de discusiones y antagonismo. Estas acciones se basan en la personalidad del trabajador y es muy complicado modificarlas. 
• Se fija una posición o estatus a cada empleado, en relación con el papel que adquieren en su área de trabajo. 
• Los empleados suelen repetir y asumir ciertos patrones repetitivos de comportamiento. 

¿Cómo aplicar la organización dentro de las empresas? 

Paso 1. Toma en cuenta la misión, visión y objetivos 

El primer paso para comenzar con la organización de tu compañía es conocer muy bien la misión, visión y los objetivos. Toma en cuenta que estos objetivos deben de ser realistas, utiliza herramientas o procesos que te ayuden a cumplirlos. 

Paso 2. Analizar los recursos que tienen las empresas

Examina los recursos con los que cuenta la empresa y define si con ellos es posible que se cumplan los objetivos o metas planteados. En caso de que no se cuenten con los recursos suficientes, ve la manera de realizar cambios o ajustes. 

Paso 3. Dividir la empresa en secciones 

El siguiente paso es comenzar a dividir tu organización en secciones, esto con el objetivo de mejorar las tareas y funciones laborales: 

• Funciones: La compañía se va a dividir de acuerdo a las áreas o departamentos de la organización, de esta manera, hay un mayor control y mejor aprovechamiento de las habilidades técnicas de los empleados. 
• Productos: Cuando una empresa tiene una variedad de productos o servicios diferentes, es esencial organizar estos artículos en líneas de productos. 

• Clientes: Cuando las empresas son grandes, cuentan con una cartera de clientes extensa, es por eso que lo más conveniente es organizar a los clientes en tipos (mayoristas, minoristas, gubernamentales, etc.).

• Proyectos: Este tipo de organización consiste en dividir las actividades laborales en proyectos. En este esquema habrá un director o líder, esta persona tendrá toda la autoridad para la toma de decisiones o cualquier otro aspecto que se necesite resolver dentro del proyecto. 

Paso 4. Establecer jerarquías dentro de las secciones de la empresa

Una vez que decidiste cuál esquema es el que debes tomar para tu organización, empieza a dividir las relaciones en jerarquías. Puedes crear un organigrama en el que contenga la estructura general de la compañía. Con esta herramienta habrá más coordinación y los empleados podrán conocerse. 

Paso. 5 Organiza y asigna las tareas específicas

Como último paso, organiza las tareas a realizar. Enlista las actividades que se deben llevar a cabo y piensa cuáles son las tareas con mayor prioridad. 

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Características de la organización empresarial 

La organización de una compañía cuenta con las siguientes características: 

• Coordinación: Una organización siempre debe de mantenerse en constante equilibrio y buena coordinación. 

• Especialización: Las tareas de un empleado deben de ser especializadas, es decir, acciones concretas y específicas.
• Flexibilidad: Entre más flexible sea la estructura de una organización, será más sencillo cumplir con las metas establecidas.
• Estructura: Es la base principal dentro de una empresa. Una buena estructura administrativa va a sostener todos los elementos o funciones dentro del ambiente de trabajo. 

En el siguiente video puedes conocer a detalle los tipos de estructuras dentro de las empresas:

• Metas:  Todas las funciones y actividades laborales deben estar relacionadas con las metas y objetivos que se establezcan dentro de este lugar de trabajo. 

Ventajas de organizar correctamente una empresa 

Mejoras del tiempo 

Cuando una empresa implementa sistemas y procesos de organización, se reducen los tiempos de ocio y hay mayor productividad. 

Mayor concentración en las actividades

Cuando todo se planea correctamente dentro de las empresas, los empleados saben cuáles son sus responsabilidades, qué tareas deben de hacer y en qué momento deben cumplir con ellas. 

Procedimientos de trabajos correctos 

Las empresas se enfocan en desarrollar diferentes métodos y estrategias que ayuden a que todas las funciones laborales se realicen correctamente. 

Reducción de costos 

Cuando los métodos de trabajo funcionan correctamente, hay menos pérdidas y por lo tanto hay reducción de costos. 

Aumento de la productividad 

 La productividad aumenta cuando hay una mejora en la organización y el buen funcionamiento de las actividades laborales.

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