Tipos de Sistemas de Información que Utilizan las Empresas Exitosas

Hice un análisis de sistemas que ayudan a las empresas a obtener mejores resultados en áreas administrativas, operativas y de ventas.

Estas plataformas  son utilizadas por las empresas mexicanas más exitosas  debido a que permiten automatizar procesos y simplificar actividades.

Hay diversos tipos de sistemas de información, pero estos son los que debes comenzar a utilizar en tu empresa.

1.- Sistema de Gestión o Administración de Relaciones con el Cliente (CRM)

La gestión de las relaciones con los clientes o CRM es un sistema que como menciona sirve para gestionar todas las relaciones e interacciones que una empresa tiene con sus clientes potenciales y existentes. 

Este ayuda a las empresas a mantenerse en contacto con sus clientes, agilizar los procesos y mejorar la rentabilidad.

Estas son las principales acciones que puedes hacer con un CRM 

  • Permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente
  • Recopila toda la información de las gestiones comerciales manteniendo un histórico detallado.
  • Permite dirigir y gestionar de forma más sencilla las campañas de captación de clientes y de fidelización
  • Te permite controlar el conjunto de acciones realizadas sobre los clientes o clientes potenciales.
  • Puedes gestionar las acciones comerciales a partir de un cuadro de mandos detallado

Un sistema de este tipo ayuda a que las empresas puedan identificar y maximizar sus ventas. Además agiliza la gestión y permite que el presupuesto asignado a la adquisición de clientes sea más efectivo. 

 

2.- Sistema de Nómina (Mejora la gestión de tus empleados) 

Los mejores sistemas de nómina optimizan los procesos del departamento de recursos humanos y contabilidad. 

Estas plataformas  encargan de registrar y controlar correctamente la información relacionada con la nómina de los trabajadores.

La automatización de este proceso ayuda a ser más eficiente el tema de los pagos de nómina debido a que mejora tiempos, disminuye esfuerzos y costos, evita errores humanos y aumenta la productividad en general.

El software te permite hacer lo siguiente:

  • Registrar el horario de trabajo
  • Generar historial de los pagos e informes.
  • Recopilar y almacenar información.
  • Automatizar los procesos y actualizar información.
  • Controlar y calcular impuestos y retenciones.
  • Realizar los pagos correspondientes en tiempo y forma.
  • Generar y enviar comprobantes.
  • Notificar sobre vencimientos.

Si  el volumen de tu personal ha aumentado y aún haces gestión de las nóminas de forma manual, lo recomendable es que si aún no cuentas con este sistema lo implementes y evalúes pues puede ser la clave para mejorar.

ventajas y desventajas de los sistemas de información

 

3.- Sistema de Colaboración Empresarial (ERP)

Un ERP (Planificación de recursos empresariales) es un software que se usa para administrar actividades como la contabilidad, los proyectos, el inventario, así como gestiona los riesgos y las operaciones de la cadena de suministro. 

Este sistema unifica procesos y habilita el flujo de datos entre los diferentes sistemas e involucrados, ya que su principal función es recopilar todos los datos que se comparten en la empresa desde diferente fuentes y eliminar datos duplicados proporcionando un registro único.

Sus mayores ventajas son:

  • Conocer la información en tiempo real
  • Costos menores de operación
  • Aumento colaborativo 
  • Compartir información de forma eficaz entre los colaboradores
  • Mejor experiencia de usuario
  • Estructura mejor organizada
  • Mejora la toma de decisiones, estas se basan en datos
  • Fácil adaptación por parte de los usuario
  • Mayor seguridad e integridad de los datos y finanzas
  • Tiempos de respuesta rápidos
  • Realizan adecuadamente la gestión del inventario y las ventas

Debes saber que existen diferentes tipos de sistemas ERP, si es algo que implementaras en tu empresa debes conocerlos para saber cuál es el adecuado para tu tipo de mercado y que se adecue a las necesidades de la organización.

 

4.- Sistemas de Facturación Electrónica (Optimiza los procesos de cobros y pagos)

Son plataformas en línea que emiten CFDI de forma automatizada y puede enviar a los clientes por correo electrónico inmediatamente, esto permite una atención rápida y directa para cumplir con las obligaciones fiscales.

Este también te ofrece otras herramientas que te ayudarán en la administración de tu empresa, como informes de cuentas diarios, almacenamiento de datos de los clientes, control de la facturación entre otras necesarias para que todo funcione.

Puedes tener la seguridad de que siempre podrás tener acceso a la información y disponer de datos para emitir una factura desde cualquier lugar, pues la mayoría de los sistemas de facturación guardan la información directamente en la nube.

Implementar este software te puede ayudar a hacer lo siguiente:

  • Facturación de CDFI en línea
  • Facturas con retenciones de impuestos
  • Recibos de Nómina
  • Cotizaciones Facturadas
  • Control de facturas y datos de clientes
  • Contabilidad de tu Empresa
  • Crear recibos de honorarios
  • Complementos de pagos

Utilizando esta herramienta puedes ayudar a tu negocio pues puede mejorar la administración de tus ventas del mes y facturaciones hechas, también puedes ahorrar tiempo automatizando el envío de CFDI, lo cual puedes personalizar de acuerdo a tu marca.

Existen muchas organizaciones que proporcionan este servicio, pero antes de elegir uno conoce cada uno de ellos, así como sus herramientas y si cumple con lo que necesitas para implementarlo en tu empresa.

 

5.- Programas de Contabilidad Electrónica (Ayuda tener mejor control fiscal)

Este sistema de información es clave tanto para Pymes como empresas de gran tamaño.

Este es un programa informático con el que se gestiona información contable para hacer más simple y fácil el generar y almacenar archivos sobre la contabilidad de una organización.

Ayuda a los involucrados a llevar adecuadamente las cuentas de la empresa para presentar a las autoridades cumpliendo los requisitos legales del país, debes saber que las empresas están obligadas a digitalizar sus cuentas y presentarlas de forma electrónica.

La contabilidad electrónica procesa la información, automatiza la mayor parte de las tareas que anteriormente un contador realizaba de tal forma que logra reducir errores y la duplicación de datos.

Con este programa se pueden registrar transacciones comerciales que realicen los contribuyentes de forma electrónica, para después enviar los archivos, también se pueden hacer:

  • Catálogo de cuentas con activos, pasivos, capital, ingresos, gastos entre otros.
  • Balances Generales donde se  registran los movimientos.
  • Pólizas contables con las que se identifica cada operación.

Si llevas tu mismo tu contabilidad lo mejor es que cambias un buen programa que te ayude a mejorar tus cuentas y que se encuentren reguladas de acuerdo a la ley, recuerda escoger el que más se acomode a lo que tu negocio necesita.

 

6.- Sistema de control de procesos de negocio (BPM)

Un BPM (Business Process Management) o Gestión de procesos de negocio es una metodología de trabajo utilizada por diferentes tipos de empresas, este se encarga de controlar el modelado, visibilidad y gestión de los procesos de una empresa. 

También permite funciones como optimizar los procesos productivos que se dan en los departamentos, además ahorra tiempo y dinero a medio/largo plazo facilitando el enfoque hacia el cliente.

La gestión de los procesos mejora la eficiencia, facilita la toma de decisiones y ayuda a ser una empresa mayormente competitiva.

Por ejemplo cuando en esta hay una restructuración, ya sea una ampliación o colaboración se implementa la metodología BPM para coordinar adecuadamente los procesos y departamentos nuevos.

Algunos de los principales beneficios al tener este sistema son: 

  • Mejorar el servicio de atención al cliente 
  • Aumenta la competitividad de la empresa 
  • Mejora la calidad de los productos y servicios 
  • Mejora el tiempo máximo de acceso a la información 
  • Se pueden hace actividades en simultáneo 
  • Menos tiempo de comunicación 
  • Permite crear formularios avanzados
  • Ofrece herramientas inteligentes para negocios
  • Incluye a todo el persona 
  • Agiliza la salida de datos
  • Tiene una interfaz práctica
  • Mejor control de todos los procesos
  • Ofrece diferentes mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos. 

Lo mejor de este sistema es que no solo optimiza y automatiza procesos, sino que también cambia radicalamente la forma de trabajar y se logra conseguir una mejora continua, basada en la adaptabilidad a los cambios. 

 


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7.- SGA (Software de gestión, orden y control de almacén)

Un Software de Gestión de Almacenes es una herramienta comúnmente utilizada para controlar, coordinar y optimizar movimientos, procesos y operativas que se realizan dentro de un almacén.

Su principal objetivo es gestionar de forma digital y accesible todas lo que entra, salen y se gestiona en cualquier almacén, también permite integrar sensores y dispositivos específicos que llevarán un registro correcto de la mercancía. 

Estas son algunas de las principales funciones con las que cuenta un SGA:

  • Gestión de entradas al almacén
  • Minimiza el tiempo de los movimientos
  • Notificaciones por disminución de stock y pedidos
  • Control y gestión de la ubicación de las unidades de carga
  • Gestión de control de stock de mercancía
  • Gestión del control de las salidas del almacén

El contar con este tipo de software es una gran ventaja si cuentas con una empresa con un amplio stock de productos, de esta forma gestionar tu almacén de esta forma te dará la oportunidad de ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

 

8.- Sistema de apoyo a la toma de decisiones o de soporte a la decisión (DSS)

Un Sistema de Apoyo a las Decisiones es un sistema informático que lleva a cabo el proceso de toma de decisiones, esto a través de datos y modelos que generan, evaluan y comparan alternativas para ayudar a los responsables de esta tarea.

El DSS modela los datos y toma decisiones de calidad basadas en toda esa información, esto se realiza con base a la calidad de esto así como de la capacidad de filtración y analisis de los datos para encontrar estrategias que usar para crear soluciones.

Este sistema se conforma por un software de computadora y una persona física que en conjunto filtran grandes cantidades de datos y escogen entre muchas opciones lo que se cree es la mejor decisión.

Estas son algunas funciones y venajas de contar con un DSS

  • Apoya la toma de decisiones con respecto a datos objetivos
  • Extrae información de forma ordenada
  • Permite hacer pronosticos de oportunidades a partir de la información
  • Genera tablas, gráficos, reportes y análisis 
  • Aumenta la efectividad del proceso 

Para cumplir con el proceso completo se necesita contar con acceso a las bases de datos, se necesita de ciertos criterios definidos por el usuario y por último se necesita de una interfaz en donde se pueda encontrar y manejar la información, herramientas y elementos.

En pocas palabras un sistema de apoyo de decisiones sirve para brindar información y apoyar a las personas que trabajan en dicho proceso, para lograr llegar a una solución u oportunidad para mejorar aspectos dentro de una empresa.

5.- TPV (Terminales en el Punto de Venta)

La TPV es un dispositivo que permite aceptar y procesar pagos con tarjetas de crédito y/o débito, incluso con vales de despensa y monederos electrónicos, así como también ayuda a mejorar la administración de un negocio.

A través de este medio puedes se realizan pagos de forma electrónica sin importar el banco del que proceda, con la TPV cuenta con un software que procesa información, válida el saldo y lo transfiere a la cuenta del negocio.

Su principal ventaja es que es un único dispositivo de fácil uso, que solo con hacer algunos movimientos ya habrás realizado un cobro sin utilizar efectivo.

Esta herramienta te permite hacer diferentes movimientos como:

  • Realizar cobros con tarjeta de crédito
  • Cobrar con otros medios como monederos electrónicos y vales
  • Recibir pagos en linea o con códigos QR y tarjetas virtuales
  • Generar un historial de cobros
  • Gestionar tu inventario
  • Verificar tus ingresos

Y lo mejor es que no es necesario obtener una terminal bancaria, ya que existen otros tipos como los lectores que se conectan a un dispositivo móvil o incluso tu mismo celular se puede volver una.

Este es uno de los primeros sistemas que debes implementar al abrir tu empresa pues actualmente el pagar a través de formas electrónicas se ha vuelto más popular y es necesario que cuentes con tu terminal.

Te traerá grandes beneficios como generar un historial bancario, será más fácil administrar tus ventas y tendrás más posibilidad de ganar nuevos clientes con estas modernas formas de cobrar.

Como puedes ver muchos de estos son primordiales para que cualquier tipo de empresa los adapte a su modelo de negocios, pues facilitan actividades tanto para los colaboradores como para los clientes, haciendo tu trabajo más satisfactorio y sencillo de manejar.

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