Un ERP (Enterprise Resource Planning) ayuda a optimizar la operación de las empresas, desde las ventas, hasta la logística y contabilidad.
Algo que se debe tener en cuenta es que no todos los ERP tienen las mismas funciones y capacidades, por ello es importante conocer sus características para definir el ideal según las necesidades de cada empresa.
Hice una investigación de los distintos tipos de ERP y esto es lo que aprendí:
Cómo funciona el Sistema ERP
El Sistema de Planificación de Recursos Empresariales se encarga de gestionar todos los procesos operativos que se realizan para que una empresa o negocio funcione correctamente.
El software facilita las tareas diarias que realizan los empleados de áreas como Finanzas, Recursos Humanos, Producción, Contabilidad, entre otras. Dentro del ERP se incluyen herramientas para la mejora del rendimiento de una organización.
En la empresa de MKT donde trabajo, utilizamos un ERP para llevar un mejor control de las tareas relacionadas con nuestro ciclo de ventas. Dentro del software manejamos toda la información de ventas a nuestros clientes (detalles del producto o servicio, precios, proceso de ventas, etc.).
Tipos de ERP para empresas
Estuve investigando sobre las diversas categorías de sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) que existen y cómo estas se adaptan a las necesidades de cada empresa o negocio.
Actividades o áreas de trabajo específicas
Algo que he aprendido es que los ERP se adaptan a diversas áreas de trabajo o tareas diarias dentro de una empresa. Te muestro algunos ejemplos:
Finanzas
Se centra en la gestión financiera de la empresa, incluyendo herramientas que ayuden a mejorar las tareas de contables (balances generales, seguimiento de pagos, informes, etc.).
Recursos Humanos
Optimización de tareas como gestión de nómina, reclutamiento y selección del personal, capacitaciones, cumplimiento de normativas, desarrollo del personal, entre otros.
Producción
Dentro de esta área se manejan actividades como el control de inventarios, compras, gestión de proveedores, seguimiento de pedidos, las cuales se optimizan a través del uso de los ERP.
Configuración
Este tipo de sistemas también se clasifican por el tipo de instalación y forma de acceso:
Online
Hay ERPs que se enfocan en el almacenamiento de información en la nube, los usuarios tienen la oportunidad de ingresar a las plataformas desde cualquier lugar, siempre y cuando haya una conexión a Internet.
Software
Sirve principalmente para integrar y gestionar todos los procesos clave de una empresa dentro de un sistema agrupado. Los usuarios tienen la facilidad de acceder y corregir información en tiempo real.
Local
El sistema se instala en servidores físicos dentro de las instalaciones de una empresa. Todos los datos y la infraestructura del ERP son controlados de forma interna por la organización (mantenimiento, seguridad, actualización,etc.).
Tamaño
Esta clasificación se basa de acuerdo al tamaño de la empresa o negocio:
Autónomos
Están diseñados principalmente para satisfacer las necesidades de los trabajadores independientes o personas que gestionan sus propios negocios. Sin embargo, sus necesidades suelen ser más simples a comparación de una empresa.
Pymes
Se enfocan primordialmente en pequeñas y medianas empresas, facilitando la realización de actividades relacionadas con finanzas, control de inventario, ventas, atención al cliente y recursos humanos.
Se consideran como sistemas de nivel intermedio, ofrecen funciones personalizadas y están orientados a empresas que requieren un sistema de gestión integrada sin caer en altos costos.
Grandes Empresas
En este caso se busca satisfacer necesidades empresariales de mayor complejidad, se maneja información en gran volumen y los sistemas ofrecen funciones más avanzadas.
Hay que tener en cuenta que el costo es más elevado, debido a que el sistema se adapta a empresas internacionales y Entidades Gubernamentales.
Personalizado
Estos sistemas son construidos a la medida y a las necesidades de una empresa en específico, incluyen características y funcionalidades únicas que se adaptan a los procesos y requisitos que pide cada organización.
Este tipo de ERPs son muy flexibles y amplios, permitiendo que las empresas adapten su sistema a medida que van creciendo, existe mayor facilidad de añadir funciones adicionales o hacer cambios en caso de que la organización lo requiera.
3 consejos para elegir el mejor ERP
Te voy a dar tres consejos que me fueron muy útiles para determinar cuál es el ERP que mejor se adopta a las funciones de mi empresa:
Identifica tus necesidades: Antes de elegir un ERP, realiza un análisis exhaustivo de los procesos y requerimientos específicos de tu empresa. Determina qué funcionalidades son imprescindibles para optimizar la gestión empresarial.
Evalúa la escalabilidad y flexibilidad: Asegúrate de que el ERP pueda adaptarse al crecimiento de tu empresa y a los cambios en el mercado. Busca una solución flexible que pueda personalizarse según las necesidades cambiantes de tu negocio.
Investiga la reputación del proveedor: Realiza una investigación exhaustiva sobre el proveedor del ERP. Revisa sus antecedentes, experiencia en el mercado, soporte técnico y opiniones de otros clientes. Elige un proveedor confiable que ofrezca un servicio de calidad y pueda acompañar a tu empresa a largo plazo.
Importancia de implementar un Sistema ERP para tu negocio
Hay que tener en cuenta que este tipo de sistemas se adaptan a las necesidades y objetivos de tu negocio. Está herramientas está diseñada para facilitar y optimizar diferentes actividades operativas, lo cual mejora la comunicación entre trabajadores incluso en modalidad remota.
Los ERP también son muy útiles para almacenar información importante en la nube y en tiempo real. Gracias a esto sistemas, los directivos toman decisiones más estratégicas e informadas.
Características de los ERP
Los Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales cuentan con diferentes particularidades que los distinguen como una herramienta de gran utilidad para las empresas:
Costos
Los sistemas se contratan generalmente por medio de licencias o suscripciones, las cuales se pagan de forma mensual con costos que van desde los $800 pesos en adelante (dependiendo el tipo de servicios que necesite cada empresa).
Cabe mencionar que los ERP también se pueden comprar de forma total, sin embargo los precios son más elevados y van desde los $50,000 pesos en adelante.
Gestión de datos
El control y almacenamiento de información es uno de los puntos más fuertes de los ERPs. Los sistemas ayudan a segmentar todos los datos que se manejan en las diferentes áreas de una empresa.
Automatización de procesos
Los ERP facilitan el trabajo de los empleados en algunos procesos operativos,Partiendo desde la parte administrativa, contable y finanzas, hasta el control de inventario, logística y ventas.
Seguridad
Dentro de los sistemas se incluyen características de seguridad rigurosas que protegen los datos confidenciales de una empresa. La información está cifrada y existe un mayor control de acceso basado en roles y auditorías de registros.
Por qué elegir un ERP para tu empresa o negocio
Considero que los ERP son una herramienta útil para manejar la información digital de diferentes áreas de trabajo en un solo software o plataforma online.
Este tipo de sistemas facilitan la comunicación y el trabajo en equipo entre los diferentes departamentos de una empresa. En la empresa para la que trabajo también han logrado reducir errores en las áreas de contabilidad y recursos humanos (gestión de nómina, administración de ingresos y gastos).
Los sistemas ERP están diseñados para adaptarse al crecimiento o éxito que vaya teniendo tu empresa, esto significa que están especialmente diseñados para manejar un mayor volumen de transacciones y usuarios a medida que el negocio se expanda.
