El reporte de ventas es una herramienta que me ayudó a tener una visión integral sobre los resultados, desempeño y objetivos reales en mi negocio.
Cuando comencé a hacer mis reportes me di cuenta de que permite ofrecer información sobre resultados del equipo de trabajo y mantiene a los directivos actualizados sobre las acciones hechas para alcanzar los objetivos.
Estas son los principales conceptos que debes conocer sobre cómo hacer un reporte de ventas, desde elegir el que mejor se adapta a lo que necesitas hasta los elementos que debes entregarlo.
¿Qué es un Reporte de ventas?
Este tipo de reporte o informe recopila información específicamente del área de ventas y en algunas ocasiones también puede incluir datos sobre el departamento de marketing como evidencia del desempeño de las estrategias.
Las empresas usan estos informes para retener clientes y obtener el éxito que se necesita para así lograr ser el mejor en su área y en el mercado con el que compite.
Un informe de ventas abarca más que una simple evaluación, análisis o recomendación para incrementar el desempeño en las actividades comerciales; también implica impulsar el crecimiento empresarial mediante el análisis de datos.
Tipos de Reportes
Resumen de Ventas
Los resúmenes tienen como propósito mostrar como han evolucionado y avanzado las ventas. Los aspectos más característicos de este documento son que incluyen los niveles de ventas logrados, los aumentos mensuales y el porcentaje de crecimiento que se consiguió durante un tiempo determinado.
Informe de ganancias y pérdidas
Sirve para evaluar todas las ganancias que se han obtenido, así como las pérdidas de clientes. Estos incluyen información, como las propuestas presentadas, las metas perseguidas y la tasa de conversión de todo el año.
Informe de contactos
Esta evaluación es importante cuando una compañía busca identificar nuevas posibilidades para aumentar sus ventas.
Aquí se detallan los nombres de los contactos, sus sectores industriales, los momentos de contacto y otros detalles que ofrecen un tipo de asesoría para establecer comunicación con ellos.
Características principales
- Datos precisos: Esta acción debe reflejar una exactitud en el rendimiento de las ventas durante un tiempo estipulado.
- Diseño de gráficas: Usar tablas y elementos visualmente llamativos, permite presentar los resultados de una forma más sencilla de comprender para todos.
- Análisis e interpretación: El informe debe incluir un análisis detallado de los resultados obtenidos durante un periodo de tiempo específico.
- Comparación: Aquí lo fundamental es hacer una comparación del desempeño actual y de las acciones del pasado.
- Identificación de problemas: Conocer cuáles son las opciones de mejora y cuáles las oportunidades de crecimiento.
Por qué es importante realizar este reporte
Es posible que se generen informes de manera improvisada, sin coherencia o que no tienen lo necesario para conocer los resultados del trabajo hecho durante cierto tiempo.
Por lo tanto, a continuación te menciono algunas razones por las cuales es importante que una empresa realice un reporte de ventas:
- Evalúa el impacto de tus estrategias
- Ahorra tiempo y dinero
- Optimiza las estrategias de marketing
- Ayuda a encontrar nuevas oportunidades
- Reduce el ciclo de ventas
- Motiva al equipo de ventas
Para este último punto te tengo un muy buen video donde se habla de como motivar a tu equipo de ventas:
Cómo se debe realizar un reporte de las ventas
Existen varios tipos de reportes de ventas y elegir el adecuado dependerá de lo que se quiere comunicar y transmitir.
Aunque cada informe es único y rara vez se realiza de la misma manera, sin embargo, te explicaré que es lo que a mí me funcionó y los elementos que tomé en cuanta al hacer mi reporte de ventas.
Qué debe incluir
- Los ingresos de ventas semanales
- El número de llamadas realizadas
- Las visitas comerciales
- Los incrementos de la cuota de mercado
- La tasa media de conversión de oportunidades
- La cobertura del pipeline (procesos de herramientas y procesos) de ventas
- Los indicadores de fidelidad y la retención del cliente
- Los ingresos cerrados por representantes
Basándose en datos como estos, los directivos pueden organizar sesiones de capacitaciones personalizadas y hacer cambios relacionados con los procedimientos que se hacen para venta, entre otras acciones.
Fase de diagnóstico
Es importante recolectar todos los datos más relevantes y que realmente sean necesarios para generar cambios importantes en los procesos de ventas.
Algunas herramientas que se puedan usar son las de análisis de datos como CRM de Ventas u otras metodologías que se usen en el campo. De este modo se pueden identificar los datos o métricas relevantes para realizar el análisis.
En este primer paso recuerda tener claro para qué audiencia o área va dirigido el informe, cuál es su rol y porque necesitan de este documento.
Lo que se va a describir en el reporte debe ser muy corto, pero contener aspectos importantes, debe tratar de contar qué sucedió en ese lapso de tiempo.
También cuáles fueron los aprendizajes y cerrar con una idea con la que se identifique el público al que le estás presentaste el reporte.
Fase de identificación de métricas
¿Qué se va a medir?
Si se cuenta con una campaña de anuncios en redes sociales, lo ideal sería medir lo siguiente:
- Cuantos vieron el anuncio
- El número de clics en el llamado a la acción
- Cuáles son las acciones de conversión (cuántos leads/prospectos se recolectaron).
Al seguir estos datos, podrás iniciar a desarrollar el informe de ventas. Aquí se determina el punto de referencia inicial para evaluar. Con regularidad se requiere una comparación, la cual puede presentarse mediante tablas o gráficos.
¿Por qué no contar una historia con los datos?
Cada historia que se describe en este documento cuenta con un contexto, un desarrollo y una conclusión.
Los gráficos son de gran utilidad para captar la atención de forma sencilla y sea fácil de comprender. Es crucial que las imágenes sean claras y estén bien organizadas, de preferencia por categoría) para facilitar la comprensión.
Además, es importante mantener un orden cronológico. Existen algunas métricas que pueden facilitar esto, como:
- Los OKRS (medida cuantificable, como porcentajes y escalas de 0 a 5)
- KPIS (Indicadores claves de rendimiento)
Fase de estructuración
La forma en la que se describan los procesos y los resultados de la medición de las métricas anteriores es importante, ya que se deben describir de principio a fin cómo es que se llegó a ese resultado.
Quienes lean este reporte deben comprender todo correctamente, de modo que así es como puedan tomar decisiones informadas y adecuadas.
Aquí es cuando se decide si es más apropiado presentar el informe mediante gráficos, tablas o material educativo.
Para que este reporte sea mucho más comprensible, se puede emplear la herramienta de Storyboard (guion gráfico), la cual es una secuencia de imágenes que guían para entender una historia o procedimiento.
Ejemplos de Reportes de Ventas
Ejemplo de reporte de ventas semanales por vendedor
Con este reporte se pueden visualizar los ingresos comerciales por semana, además de la progresión de cada uno de los vendedores y cuánto se acercan a los objetivos indicados por la empresa.
En este ejemplo se muestra claramente que el análisis arroja el total ventas por día que hizo el vendedor, y en el gráfico de columnas su transición hacia los objetivos establecidos.
En este artículo podemos ver más ejemplos de cómo hacer reportes de ventas
Ejemplo de reporte de número de llamadas realizadas
Este análisis, además de brindarte información acerca del rendimiento de cada ejecutivo de ventas, es clave para descifrar cuáles días de la semana son los más prometedores para llamar a un contacto.
La estrategia a seguir puede ser establecer un número de llamadas al día y dar seguimiento a la reacción de los consumidores.
Verificar este análisis semanalmente puede brindarte información acerca de cuáles días son los ideales para hacer una venta o aquellos en los que solo deberías llamar para brindar información.
Ejemplo de análisis de venta de productos por día, semana y mes
Al hacer el registro diario podrás conocer y presentar con mayor detalle el índice de consumo en la empresa. En este ejemplo, en la primera imagen presentamos la tabla de datos de los productos vendidos.
Puedes enviar tu reporte ejecutivo de ventas en un solo archivo de Excel, usando diferentes pestañas. Esto sirve para dar la prioridad correspondiente a cada análisis.