Las reuniones de trabajo o networking son una parte importante de la vida laboral por ofrecer un espacio donde las personas pueden compartir ideas, actualizar el desarrollo y revisar temas de procesos, pero ellas pueden no ser tan útiles como pensábamos si no las preparamos y realizamos adecuadamente.
Siendo así, preparamos esta guía práctica para Tener Reuniones de Trabajo Efectivas, con pasos clave para realizar antes, durante y después de estos encuentros para que puedas garantizar su efectividad e impacto positivo en el desarrollo de tus objetivos.
Antes de la reunión
El éxito de una reunión comienza en la preparación, con la gestión previa que incluye pasos como definir el asunto principal, agenda, hacer la reserva del espacio con un sistema de reservas de salas de reuniones, conformar el equipo, entre otros.
Este es un resumen de cinco cosas muy importantes que hacer antes de una reunión.
1. Define el propósito de la reunión
Antes de hacer la convocatoria, asegúrate de tener claro el propósito y los objetivos que deseas lograr.
Esto te ayudará a enfocar la agenda, elegir las personas más adecuadas para el encuentro, y a comunicar claramente a los participantes lo que se espera de ellos.
2. Elabora una agenda
Prepara una agenda clara y concisa que incluya los temas a tratar y el tiempo asignado a cada uno. Esta agenda ayudará a orientar la discusión y establecer límites sobre qué asuntos y cuáles no se pueden discutir en el espacio.
Cuando esté lista, compártela con el equipo antes de la junta para que puedan prepararse adecuadamente.
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3. Invita solo a las personas necesarias
Limita el número de participantes a aquellos que realmente deben estar presentes. Esto evitará diluir el enfoque del encuentro y garantizará que estén allí las personas pertinentes.
Muchas veces, el propósito o nivel de la reunión hace que sus participantes sean autoevidentes, pero los casos donde no sea así, piensa bien cuáles son las personas que tienen mayor poder de decisión o conocimiento sobre el asunto o temas a tratar.
4. Reserva la sesión
Después de enlistar a los participantes de la reunión, es momento de que reserves un día, hora y lugar (si aplica) para el encuentro.
Usar un sistema de reservas de salas de reuniones puede funcionar si se reunirán en un sitio físico. Si no es el caso, utilizar un programa para agendar citas como Doodle, Calendly o Cronos puede funcionar para optimizar el proceso de gestionar una reunión virtual.
5. Solicita la preparación previa
Si hay materiales o información que el equipo debe revisar antes de la reunión, asegúrate de enviarlos con suficiente anticipación. Esto permitirá que todos estén al tanto de los temas a tratar y se preparen adecuadamente.
6. Durante la reunión
Evidentemente, el desarrollo de la reunión de trabajo es uno de los momentos más sensibles y que determinarán qué tan efectiva es o será de cara al propósito y los objetivos que se planteen. Siendo ese el caso, hay algunos aspectos que debes atender.
7. Empieza a tiempo y establece reglas básicas
Cuando la reunión comienza puntualmente evitas la pérdida de tiempo y cumples con lo señalado en la agenda, lo que ayudará a que todos los temas establecidos se discutan durante el encuentro.
También debes indicar y/o recordar reglas básicas de participación para todos, como respetar los turnos de palabra y la agenda. Esto promueve un ambiente de trabajo productivo y enfocado.
8. Fomenta la participación activa
Busca fomentar la participación activa de todo el equipo, especialmente si hay personas que por un motivo u otro les sea difícil intervenir.
Cuando animas a todos los participantes a compartir sus ideas y opiniones, estás creando un ambiente inclusivo y respetuoso donde todos se sientan cómodos para contribuir.
9. Toma notas y asigna responsabilidades
Entre las personas del equipo, elige a uno para que se encargue de tomar notas durante la reunión y registre los puntos clave, intervenciones importantes, decisiones ejecutas y tareas asignadas.
Cuando termine la sesión, repasa las responsabilidades de cada persona y verifica que todos sepan lo que se espera de ellos.
Después de la reunión
El trabajo de la reunión no termina cuando ella finaliza. Después del encuentro, es necesario que realices unas labores adicionales para afianzar las discusiones.
1. Envía un resumen de la reunión
Envía un resumen del encuentro a todos los asistentes y a las personas ausentes que también fueron convocadas. Este resumen debe tener:
- Temas discutidos
- Decisiones tomadas
- Tareas asignadas
- Intervenciones importantes
El resumen mantendrá a todos informados sobre el desarrollo de la reunión y los acuerdos resultantes.
3. Haz seguimiento
Monitorea el progreso de las tareas asignadas y asegúrate de que se realicen.
Si es necesario, puedes hacer reuniones de seguimiento para evaluar el avance y resolver los posibles inconvenientes que surjan. Estas reuniones pueden tener a los participantes del encuentro original o personas que las representen.
4. Evalúa la efectividad de la reunión
Pasado un tiempo, reflexiona sobre la junta y considera qué resultados arrojó en tema de objetivos cumplidos y metas fallidas o aplazados. Esto puedes hacerlo de manera interna o consultando con quienes participaron.
Usa esta retroalimentación para ajustar tus enfoques y mejorar las futuras reuniones.
