La gestión de proyectos empresariales conlleva una carga de trabajo significativa, así como también una gran responsabilidad para quienes se encargan de los proyectos.
Coordinar proyectos es una tarea que requiere de diferentes habilidades y competencias. Implica tareas como:
- Dirigir equipos
- Planificar tareas
- Manejar presupuestos
- Recursos
- Tomar decisiones
- Resolver problemas
- Entre otras responsabilidades
Debe identificar riesgos y oportunidades en cada fase de un proyecto, también debe tomar decisiones rápidas y eficaces, y comunicarse de manera efectiva con todos los interesados o colaboradores.
En este artículo, te mostraré que hace un gestor de proyectos, así como cuáles son las habilidades clave necesarias para liderar equipos y asegurar el éxito de cualquier proyecto.
¿Cuál es el trabajo principal de un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos supervisa el progreso de un plan o proyecto en acción. Su tarea principal implica monitorear y dirigir el proyecto para garantizar que sea efectivo y rentable, lo que le permite corregir cualquier inconveniente que pueda surgir.
Para prevenir cualquier retraso o problema, es recomendable establecer objetivos específicos que puedan alcanzarse.
Para lograr buenos resultados, el gestor de proyectos tiene tres funciones clave:
- Supervisar el desarrollo del proyecto y monitorear su progreso.
- Identificar y resolver los obstáculos y desafíos que puedan surgir, buscando las soluciones para superarlos.
- Liderar eficientemente tanto el proyecto como al equipo para lograr los objetivos establecidos.
Pero lo anterior no es todo el trabajo que realiza este tipo de perfil profesional, de hecho, tiene diferentes responsabilidades importantes, que abordaremos en este artículo.
¿Qué se necesita para ser un buen gestor de proyectos?
Un buen gestor de proyectos entrega un producto final en el tiempo establecido, no se sale del presupuesto y cumple las expectativas de las partes interesadas y/o los clientes.
Comunicarse con las partes interesadas al comienzo del proyecto es ideal para garantizar que este tenga un impacto estratégico en las necesidades de la empresa.
Las principales cualidades que hacen a un gestor de proyectos exitoso son:
- Dirigir y coordinar equipos
- Planificar tareas
- Manejar presupuestos
- Mover recursos
- Tomar decisiones
- Resolver problemas
- Controlar el trabajo
Otro punto muy importante es que debe de capacitarse constantemente, para ello existen cursos presenciales y máster project management online.
¿Qué tipo de proyectos puede gestionar?
Existen diversas estrategias con las que se puede controlar un proyecto. Dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa y las características de los planes, se puede elegir uno de los siguientes enfoques:
- Secuencia tradicional: Este método está fundamentado en lograr metas en un orden específico, lo que significa que no se puede comenzar con el objetivo 2 hasta no terminar el primero, y así sucesivamente hasta que se termina el proyecto. Su mayor beneficio es la capacidad de supervisar cada etapa de manera efectiva y la desventaja es que un mínimo error podría requerir comenzar de nuevo.
- Metodología agile: No es una metodología estricta. La estructura de organización que se utiliza y las soluciones que se proponen no son fijas, lo que significa que no se necesita completar el objetivo 1 para avanzar al 2. Esto logra reducir el tiempo de planeación y ofrece mayor flexibilidad. Aunque esto podría resultar en gastos adicionales del presupuesto.
- Gestión de cambio: Esta estrategia está hecha para manejar los cambios que se dan en una empresa. Ayuda a mantener el control de situaciones complicadas y logra hacer que la transición sea más fácil.
- Project Management Body of Knowledge o PMBOK: Esta es una de las metodologías más comunes. Se divide la gestión del proyecto en etapas que se pueden aplicar a cada uno de los aspectos de una campaña.
Principales actividades de un gestor de proyectos
Un gestor de proyectos, como lo mencioné anteriormente, es alguien que lidera, organiza y supervisa cada etapa de un proyecto, también establece los objetivos hasta terminar el producto o servicio.
Las cosas o actividades que principalmente realiza son:
Definir objetivos del proyecto
El líder del proyecto necesita definir, junto con su equipo, aquello qué se quiere lograr lo más claro posible y que se pueda medir. Esto es muy importante para que todos en el equipo sepan qué hacer.
Para lograrlo, el líder debe trabajar con todos para establecer metas específicas que se puedan alcanzar, que sean importantes y que tengan un plazo (SMART).
También debe asegurarse de que las metas del proyecto estén alineadas con lo que quiere lograr la organización.
Planear el proyecto
Un gestor debe crear un plan detallado de un proyecto asignado que incluya los plazos, objetivos, los recursos necesarios y los posibles riesgos que pueda haber.
El plan de proyecto es el camino que el equipo debe seguir y el gestor es el responsable de su creación. Es importante que el líder trabaje con su equipo para desarrollar el plan y revisarlo con frecuencia para asegurarse de que todo marche bien.
Asignación de tareas
Debe asignar las tareas y responsabilidades a cada miembro y asegurarse de que entiendan claramente lo que tienen que realizar.
Es crucial que el gestor conozca bien las habilidades y fortalezas de su equipo para así asignar las tareas de manera efectiva.
También debe encargarse de que las actividades estén muy bien definidas y que cada persona involucrada conozca bien sus responsabilidades.
Gestión del presupuesto
Administra el presupuesto del proyecto, monitorea gastos y costos y en su caso toma decisiones para corregir aspectos en caso de ser necesario.
Esto implica que también debe establecer un presupuesto realista y dar seguimiento a los costos durante el desarrollo del proyecto.
Coordinar al equipo
Quien coordina un plan debe asegurarse de que el equipo trabaje junto de manera efectiva, que respeten los plazos establecidos y tengan comunicación adecuada.
Esto incluye su capacidad de resolver conflictos y fomentar un ambiente de trabajo colaborativo.
Supervisa el progreso del proyecto
El gestor de proyectos monitorea el progreso del plan y toma medidas para corregirlo en caso de que haya desvíos del plan original. Aquí también se incluye el seguimiento de los objetivos, el monitoreo del presupuesto y del tiempo.
Identificar y gestionar los riesgos del proyecto
Debe saber identificar los riesgos que el proyecto puede tener y así tomar medidas para eliminarlos. Esto puede incluir la planificación de contingencias, la asignación de recursos adicionales o la revaluación de todo el plan.
Toma decisiones
El gestor de proyectos es quien toma decisiones rápidas y efectivas para mantener el proyecto por el camino correcto y garantizar que se cumplan sus objetivos.
Esto también corresponde a todo lo relacionado con los recursos, presupuestos y el plan en general.
Se comunica con los involucrados
El líder siempre debe saber cómo comunicarse con los involucrados en el progreso del proyecto y en cualquier problema. Esta comunicación debe ser abierta y clara.
Evalúa el éxito del proyecto
Otra de las funciones del gestor es evaluar el éxito del proyecto cuando se termina y también debe analizar los resultados e identificar áreas a mejorar y mejores prácticas a futuro.
También examina los costos y los compara con el presupuesto establecido. En caso de que el proyecto haya sido exitoso, identifica las prácticas y procesos que hicieron que todo saliera bien para volver a aplicarlos.
Si el proyecto no salió bien, igual se evalúan las causas de la falla y se hacen recomendaciones para implementar en futuros planes.
Esta evaluación incluye la recolección de comentarios de los involucrados y el equipo para identificar áreas de mejora y oportunidades de crecimiento.
Herramientas básicas que puede usar un gestor
Un gestor de proyectos necesita diferentes herramientas para planificar, monitorear y administrar sus planes adecuadamente.
Estos recursos lo ayudan a coordinar a su equipo, seguir el progreso, asignar tareas y gestionar el presupuesto. Algunas de las herramientas muy útiles son:
Software de gestión de proyectos
Los softwares de gestión de proyectos son herramientas digitales ideales para planificar y monitorear el progreso de los proyectos.
Entre sus características incluyen asignar tareas, colaboración en tiempo real, gestionar presupuestos y creación de gráficos y diagramas.
Estas herramientas son: Trello, Basecamp y Asana que son algunas de las herramientas más utilizadas en este ramo.
Herramientas de colaboración
La colaboración es fundamental para el éxito de un proyecto y contar con las herramientas especializadas apoyan al gestor a coordinar el trabajo del equipo. Algunas opciones populares incluyen:
- Google Drive
- Dropbox
- Microsoft Teams
Herramientas de gestión de tiempo
La gestión del tiempo es clave en la gestión de proyectos y estas son algunas de las herramientas útiles para realizar un seguimiento del tiempo dedicado a cada tarea:
- Toggl
- RescueTime
- Clockify
Preguntas frecuentes Qué hace un gestor de proyectos
¿Cuáles son las diferencias entre project manager y product manager?
El product manager es el responsable de todo el plan de un producto y es quien se asegura que este cumpla con las expectativas del cliente y con los objetivos de la empresa.
Y el project manager o gestor de proyecto coordina las tareas necesarias para seguir y cumplir con el plan de producto, gestionar los recursos y al equipo.
¿Qué habilidades técnicas se necesitan para ser gestor de proyectos?
Un gestor requiere de habilidades técnicas en uso de software o equipamiento específicos. Así como también saber la metodología específica de un proceso.
Estas son algunas de las habilidades técnicas de los gestores de proyectos.
- Scrum
- Software para gestión con metodologías ágiles
- Software específico para la gestión de proyectos, como Asana
- Usar tableros Kanban
