Es de suma importancia que la Gestión de Viáticos en México se realice de forma correcta.
Los viáticos otorgados a los empleados por parte de sus empleadores pueden ser deducibles de impuestos siempre y cuando se cumplan ciertas condiciones, a su vez su mal manejo puede traer consecuencias legales y financieras negativas tanto para las empresas como para los colaboradores que la reciben.
En este artículo te mencionaremos aspectos importantes, para comenzar con una gestión adecuada de gastos de viaje.
1. Saber que si es un viático y que no es
En primer lugar, es vital entender qué se considera como viático en el contexto empresarial mexicano.
Los viáticos comprenden los gastos que un empleado incurre durante un viaje de negocios, tales como alojamiento, alimentación, transporte y otros gastos menores relacionados con su desplazamiento.
2. Conocer los límites diarios que indica la Ley de ISR
La Ley del ISR establece límites específicos para la exención de viáticos, tanto en términos de montos diarios como de destinos (nacional o internacional).
Estos límites pueden variar según la legislación vigente y deben ser revisados periódicamente para garantizar el cumplimiento normativo.
3. Establecer Políticas Claras
Una vez conociendo las reglas de deducibilidad establecidas por la ley, te será posible establecer políticas claras y transparentes en cuanto al otorgamiento y reembolso de viáticos.
Estas políticas deben definir los límites de gastos permitidos, los procedimientos para la solicitud y autorización de viáticos, así como los plazos y requisitos para la rendición de cuentas por parte de los empleados.
La implementación de políticas claras no solo ayuda a prevenir abusos y malentendidos, sino que también fomenta la confianza y la equidad en la relación entre la empresa y sus empleados.
4. Solicitar Comprobante Fiscal
Uno de los aspectos cruciales en el tratamiento de los viáticos es la correcta documentación y comprobación de los gastos.
En México, las autoridades fiscales requieren que los viáticos estén respaldados por facturas y recibos que demuestren la naturaleza y el monto de cada gasto.
La falta de documentación adecuada puede resultar en multas y sanciones por parte de las autoridades fiscales, además de generar problemas en la deducción de impuestos para la empresa.
5. Timbrado de Viáticos en la Nómina
El dinero pagado en las tarjetas personales de los empleados deben ser declarados en el recibo de nómina, diferenciando correctamente entre el sueldo y viáticos.
De no hacerse así, estos pueden considerarse como ingresos, desencadenando varias implicaciones negativas tanto para los trabajadores como para la empresa.
Por ejemplo, los empleados tendrían que pagar impuestos sobre estos ingresos adicionales, lo que podría reducir su salario neto.
Además, la empresa tendría que cumplir con las obligaciones fiscales y laborales asociadas con estos ingresos adicionales, lo que podría aumentar los costos operativos.
Por lo que es de suma importancia especificar en la nómina qué ingresos son viáticos y respaldarlos con la documentación comprobatoria requerida.
En conclusión, el tratamiento adecuado de los viáticos en México es fundamental para el buen funcionamiento y la reputación de las empresas.
Desde el cumplimiento de las regulaciones fiscales hasta la implementación de políticas claras y transparentes, las organizaciones deben asegurarse de gestionar estos gastos de manera responsable y eficiente.
Solo así podrán maximizar los beneficios de los viajes de negocios y evitar los riesgos asociados con un manejo inadecuado de los viáticos.
