Ser emprendedor a día de hoy supone muchos desafíos, pero también tenemos la suerte de que la tecnología nos facilita mucho el día a día.
La digitalización es un fenómeno que está cambiando nuestra vida y los procesos de las empresas.
Si quieres que tu negocio no se quede atrás, necesitas subirte a la ola. Veamos con detalle qué es la digitalización empresarial y qué herramientas pueden ayudarte.
Digitalización empresarial, sus ventajas y claves de éxito
Está muy bien llevarte un libro de viaje, pero qué cómodo poder elegir entre cientos de lecturas con un Kindle desde la playa.
Es como acercarte a una estantería repleta de opciones sin moverte ni ocupar espacio.
Este ejemplo es solo uno entre muchísimos más que nos encontramos en el día a día.
Nos movemos cada vez más en el entorno virtual, reduciendo esfuerzos, espacio y otras limitaciones del formato físico.
En el ámbito laboral, también podemos notar importantes mejoras, como la posibilidad de teletrabajar.
Además, podemos crear una plantilla de presupuesto y replicarla para cada cliente. En vez de tener que hacer hojas nuevas a bolígrafo como se hacía antes, reducimos tiempo y recursos.
Estos son solo algunos ejemplos de todo lo que nos permite hacer la tecnología para agilizar nuestras tareas más cotidianas.
¿Qué es la digitalización exactamente?
Antes de la invención de la imprenta por Gutenberg, los libros se copiaban a mano, lo que era un proceso lento y costoso.
Este hito que hizo cambiar de la Edad Media al Renacimiento es lo que permitió la producción masiva de libros.
En cierto sentido, podríamos decir que la imprenta fue una forma temprana de digitalización. Transformó la información de los libros en un formato más fácil de reproducir y distribuir.
A día de hoy, gracias a las computadoras, podemos transformar la información en un formato digital, es decir, en datos.
En otras palabras, podemos algo que existe en formato físico, como documentos, fotos e incluso interacciones sociales, y transformarlo en bits manejables con un PC o smartphone.
Por ejemplo, el correo electrónico ha reemplazado en gran medida las cartas en papel, y las transacciones financieras se realizan de manera electrónica a través de servicios bancarios online.
En el contexto empresarial, la digitalización implica la transformación de los procesos y la operación de una empresa utilizando tecnologías digitales.
No hace falta que vayas a vender por Internet para que des el salto, porque es para todos. Cualquier negocio se puede beneficiar de las nuevas tecnologías, como veremos a continuación.
Ventajas de la digitalización empresarial
En primer lugar, digitalizar el día a día de un negocio puede suponer muchos beneficios a nivel de productividad.
- Automatización de procesos manuales, lo que permite realizar tareas de manera más rápida y eficiente.
- Reducción de errores y retrabajos al utilizar sistemas digitales precisos y confiables.
- Mejora en la gestión del tiempo y la organización de tareas gracias a herramientas digitales.
- Mayor capacidad para adaptarse a los cambios tecnológicos y mantenerse actualizado en el mercado, lo que brinda una ventaja competitiva.
También podrás tener todo más a mano para cuando te surjan dudas. Por ejemplo, si te llama alguien por teléfono, puedes localizar su ficha de cliente con rapidez.
Así, puedes preguntarle por algo que hablasteis hace unos días y de que habías apuntado en el sistema.
En resumen, esto es lo que te aporta a nivel de gestión de información:
- Almacenamiento digital de datos, lo que facilita el acceso rápido y seguro a la información empresarial.
- Búsqueda y recuperación eficiente de datos, eliminando la necesidad de buscar en archivos físicos.
- Mayor capacidad para gestionar y analizar grandes volúmenes de datos, lo que proporciona una visión más clara de la empresa.
Por otro lado, la digitalización te permitirá tomar decisiones más informadas y estratégicas.
Imagina tener toda esa información a tu alcance para tomar decisiones inteligentes. ¡Es como tener un superpoder empresarial!
Esto es lo que te permitirá hacer en este sentido:
- Análisis de datos en tiempo real, permitiendo tomar decisiones informadas y estratégicas.
- Seguimiento y medición de indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el desempeño empresarial.
- Evaluación de datos históricos y tendencias para identificar oportunidades y mejorar la planificación estratégica.
En cuanto a la conexión con tus clientes y los prospectos, todo se vuelve más fácil con soluciones digitales:
- Mejora en la experiencia del cliente a través de canales digitales, como chat en vivo y atención personalizada.
- Personalización de productos y servicios para satisfacer las necesidades individuales de los clientes.
- Mayor capacidad para recopilar y utilizar datos de clientes para ofrecer ofertas y promociones específicas.
Además, las herramientas de gestión de proyectos te ayudarán a mantener todo en orden y trabajar en equipo de manera efectiva.
Colaborar nunca ha sido tan fácil, incluso a distancia puedes mantener a tu gente motivada y conectada.
- Mayor colaboración entre equipos y departamentos.
- Comparte documentos y archivos de manera instantánea y segura.
- Comunica de forma rápida y eficiente con proveedores y socios comerciales.
Un horario más flexible es lo que todo emprendedor desea, así como la capacidad de moverse con agilidad. En esto también ayuda mucho la tecnología, porque te da:
- Acceso remoto a sistemas y aplicaciones empresariales desde cualquier lugar y dispositivo.
- Trabajo flexible y teletrabajo, lo que aumenta la satisfacción y la productividad de los empleados.
Para terminar, no olvidemos la importancia de proteger los datos y de ofrecer seguridad a tus clientes y empleados.
Una carpeta física con información confidencial de un cliente podría ser más difícil de vigilar de cerca que un archivo digital.
- Mejora en la seguridad de la información y protección de datos empresariales mediante medidas de cifrado y autenticación.
- Copias de seguridad automáticas y almacenamiento en la nube para garantizar la disponibilidad y resiliencia de los datos.
Herramientas para la digitalización empresarial
Hay muchas soluciones para que des el salto digital, todo depende de qué necesites ahora mismo.
Si estás dando los primeros pasos en esto, podrías comenzar con algo e ir sumando herramientas progresivamente.
En todo caso, elige siempre programas que tengan algunas características clave:
- Intuitivo y fácil de usar
- Asequible para tu negocio, que puedas amortizar en poco tiempo
Aquí tienes una lista de las herramientas empresariales más populares en general:
- Sistemas de gestión empresarial (ERP) como Holded, para llevar tus finanzas, ventas, inventario, recursos humanos, etc.
- Customer Relationship Management (CRM) para gestionar las relaciones con los clientes.
- Plataformas de colaboración y comunicación como Microsoft Teams, Slack o Google Workspace.
- Soluciones de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.
- Herramientas de gestión de proyectos como Trello o Asana, donde puedes asignar tareas, establecer plazos y colaborar en equipo.
- Analítica de datos, para obtener información valiosa sobre el rendimiento empresarial, el comportamiento de los clientes y tendencias de mercado.
- Herramientas de marketing digital, como HubSpot, Mailchimp o Marketo, que ayudan a gestionar campañas de marketing, enviar correos electrónicos, crear landing pages y demás.
- Recursos para impulsar los resultados si tienes una tienda online, como Sana Commerce.
- Soluciones de firma electrónica, como DocuSign, para firmar documentos, reduciendo desplazamientos, espacio y papel.
- Herramientas de atención al cliente, como chatbots y plataformas de servicio al cliente tipo Zendesk.
Estos son solo algunos ejemplos entre los muchos recursos que podrás usar para mejorar la eficiencia en tu negocio.
Conclusión
La digitalización empresarial es una oportunidad emocionante que tienes por delante. Como puedes ver, podrás notar importantes mejoras en tu empresa a todos los niveles.
Lograrás impulsar la eficiencia, mejorar la toma de decisiones y fortalecer la relación con tus clientes.
No temas dar el salto y explorar las ventajas que ofrece. ¡La digitalización está aquí para quedarse y es el momento de sumarse a la ola!
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